#MeetWorldmeetings Maak kennis met Mark, ICT’er van het eerste uur

Worldmeetings.com is aan het veranderen. Van “gewoon” een boekingswebsite, naar een IT platform. Om dit te realiseren zijn we elke dag bezig met de innovatie van ons boekingssysteem. Dat zou niet kunnen zonder onze ICT’er van het eerste uur, Mark. Hij werkt al twaalf jaar bij Worldmeetings.com en kent alle ins en out van de organisatie. Hij maakte de transitie naar platform vanaf het begin mee.

Mark: “Ik herinner mij de dagen dat IT een heel andere rol had binnen Worldmeetings.com nog goed. Mijn werkdag zag er toen heel anders uit dan nu. Niets ging automatisch en voor alles moesten we bellen met de opdrachtgever of locatie. Of we stuurde een brief. Onze opdrachtgevers kregen een klantenpas toegestuurd met een persoonlijk nummer erop en een magazine met alle locaties. Boekingen gingen via de telefoon of fax. Wanneer er een factuur binnenkwam, werd deze gecontroleerd met de aanvraag. De aanvraag moesten we zoeken in meters lange kasten met mappen en dossiers, vol aanvragen, facturen, offertes en andere papieren. Toen was dat een heel normale manier van werken, maar als je er met de kennis van nu op terug kijkt was het natuurlijk heel tijdrovend. Gelukkig ontwikkelden we al snel een slim online boekingssysteem, dat we altijd zijn blijven doorontwikkelen. Nu gaat er een stuk meer automatisch. Tegenwoordig ziet mijn werkdag er dan ook heel anders uit. Postzegels en enveloppes heb ik niet meer nodig. Die zijn vervangen door online koppelingen, channelmanagers en automatische factuuruploads.”

Worldmeetings en IT

Koppelingen? Channelmanagers? Dat klinkt ingewikkeld. En dat is het ook, als je kijkt naar het technische aspect. Maar het zorgt er voor dat boekers makkelijker kunnen boeken, locaties makkelijker een locatie kunnen aanbieden en een inkoper meer inzicht heeft in besparingen. Mark: “We krijgen van opdrachtgevers steeds meer de vraag of we met hun eigen interne systeem kunnen koppelen. Iemand boekt dan binnen de eigen omgeving, maar de boeking wordt uitgevoerd door Worldmeetings.com. Dit zijn technisch uitdagende projecten, maar zorgen voor veel meer gebruikersgemak bij onze opdrachtgevers”. Ook voor locaties wordt het steeds makkelijker. Via de nieuwe aanmeldwizard hebben zich in 2019 al 150 nieuwe locaties aangesloten, en zijn ze direct te boeken via Worldmeetings.com dankzij de samenwerking met slimme channel managers. Mark: “Channel managers zijn systemen die inzicht geven in de voorraad van hotelkamers in een hotel. Uit deze voorraad mag Worldmeetings.com kamers reserveren, zonder dat daar contact voor nodig is met medewerkers. Dat doen de systemen automatisch”.

Een meeting blijft maatwerk

Voor het boeken van een meeting is het proces nog niet helemaal geautomatiseerd. “Een deel van het meeting boeken hebben we kunnen automatiseren”, licht Mark toe, “hierdoor gaat het proces al een stuk sneller en gemakkelijker.” Maar een meeting blijft maatwerk. Daarvoor zijn de service center medewerkers, die bellen en mailen met locaties en klanten. Mark: “We hebben zeker de ambitie om ook dit te digitaliseren. Dit vind ik een heel mooi voorbeeld van de transitie van Worldmeetings.com naar IT platform. Ons systeem heeft door de jaren heen bewezen heel solide te zijn. Dat komt omdat we altijd zijn blijven verbeteren en vernieuwen. Met de laatste ontwikkelingen zijn we een nieuwe weg ingeslagen. Waar voorheen IT het service center ondersteunde, zijn nu de rollen omgedraaid. Worldmeetings.com wordt steeds meer een IT platform, waarbij het service center een verlengde is van de online dienst die we verlenen”.

Alhoewel IT oplossingen persoonlijk contact (nog) niet kunnen vervangen, is er wel de ambitie om ook op gebied van klantcontact meer digitaal te gaan werken. Omdat online service nou eenmaal sneller en efficiënter loopt. Mark: “Een roddel uit de wandelgangen van het kantoor is dat we bezig zijn met het ontwikkelen van de mogelijkheid om spraak gestuurd een boeking te doen. Je spreekt in je telefoon in waar je welke reservering wil maken, met alle details. Een slimme app kan deze gesproken informatie direct omzetten naar een boeking in ons systeem”. Zo kost het maken van een boeking bij Worldmeetings.com straks nog minder tijd en moeite.

Maar er is ook een goede reden waarom we wel nog een service center hebben. Want ondanks dat online sneller, gemakkelijker en efficiënter is, vinden we persoonlijke aandacht het allerbelangrijkste. Daarom hebben we een service center dat telefonisch bereikbaar is. Want als je tegen een probleem in een technische omgeving aanloopt, vinden veel mensen het prettiger om je vragen hierover aan mensen te stellen, in plaats van aan een robot. En dat snappen wij ook. Daarom ontwikkelen we wel fanatiek, en zijn we ambitieus met alle mogelijkheden die er zijn. Het persoonlijke contact verliezen we niet uit het oog.

Word collega van Mark: bekijk hier de vacatures bij Worldmeetings.com