Duurzaam vergaderen? Zoek niet buiten de deur, maar blijf waar u bent

“Het klinkt misschien gek uit de mond van de directeur van een intermediair voor vergaderlocaties. Maar de beste tip die ik kan geven aan bedrijven die duurzaam vergaderen hoog in het vaandel hebben staan, is: vergader intern. Veel bedrijven kijken naar tal van locaties voor hun vergaderingen, vaak met Green Key-certificering of MVO-register (voorheen kennisplatform FIRA). Hoewel dit uitstekende vergaderplekken zijn, is het altijd duurzamer om werknemers een reisje te besparen en gewoon eigen kantoorruimtes te gebruiken. Dit klinkt voor de hand liggend, maar dat is het niet. Veel organisaties bekijken de interne mogelijkheden onvoldoende.” Aldus Bob Pieterson, directeur en founder Worldmeetings.com

Bij Worldmeetings.com merken we dat veel bedrijven voornamelijk naar buiten kijken bij de zoektocht naar een meetinglocatie. Dan kan het voorkomen dat andere bedrijven bij u een ruimte boeken, en u op uw beurt weer bij hen een vergaderruimte reserveert. Efficiëntie is dan ver te zoeken. En dat terwijl het thema duurzaamheid steeds belangrijker wordt.

Duurzaamheid is de hype voorbij, duurzaam vergaderen is de norm

“Maatschappelijk verantwoord ondernemen of duurzaamheid is geen trend, maar een nieuw paradigma, een vast gegeven.” Dat stelt Erik van Dijk, directeur van GreenKey, het internationale keurmerk voor duurzame bedrijven in de recreatie- en vrijetijdsbranche en op de zakelijke markt. Wie niet duurzaam opereert, zal minder gasten verwelkomen. Individuele gasten beoordelen duurzame hotels ook hoger dan niet-duurzame hotels – zeker wanneer zij niet zozeer gefocust zijn op prijs of exclusiviteit. Duurzaamheid zorgt logischerwijs voor besparingen, maar de echte voorlopers in de meetingbranche en het hotelwezen gaan voor een volledige duurzame beleving.

Inspiratie versus duurzaamheid

Een volledig duurzame beleving zou betekenen dat niemand het milieu hoeft te belasten met reizen. Een externe vergaderlocatie daarentegen, kan een vergadering naar een veel hoger niveau tillen. Een unieke omgeving inspireert en wakkert creativiteit aan. Werknemers denken daardoor makkelijker ‘out of the box’ en zijn beter in staat om buiten de gebaande paden te treden. Thema’s als verandering en innovatie worden daarom op een externe vergaderlocatie veel tastbaarder. Denk bijvoorbeeld ook aan een thema als ‘infrastructuur’ bij een vergaderlocatie als Madurodam, dat sluit perfect op elkaar aan. Een ander voordeel is dat een externe locatie het belang en de urgentie van de vergadering beter benadrukt. U investeert immers niet voor niks in een externe vergaderlocatie. Het probleem van binnenvallende of weglopende deelnemers valt op een externe locatie ook weg.

De gouden middenweg 

De gouden tip hier is om balans te vinden in de soorten vergaderingen. Is de meeting weinig urgent en is de directe meerwaarde niet meteen duidelijk voor uw bedrijf? Kijk dan vooral naar eigen ruimten. Wie zijn vergadering een toegevoegde waarde mee wil geven doet er goed aan om soms buiten de deur te kijken. Focus in dit geval op de Green Key-gecertificeerde locaties, zodat u zich ervan kunt verzekeren dat u verantwoord bezig bent. Een derde optie is om uw eigen locaties van tijd tot tijd een metamorfose te geven. Plaats nieuwe planten, werk met andere soorten kunst of met een compleet andere tafelopstelling. Er zijn daarnaast tal van mogelijkheden om vergaderingen meer inspiratie mee te geven. Zo zou u eens kunnen proberen volledig staand te vergaderen of te werken met spelsituaties. Zo kunt u effectief én duurzaam vergaderen.

Worldmeetings.com is een intermediair die het boekingsproces tot in detail heeft geoptimaliseerd en daarmee zorg draagt voor grote efficiency en besparingen. Worldmeetings.com heeft meer dan 25 jaar ervaring in het regelen van de meest geschikte vergaderlocaties en hotelkamers tegen de beste condities. Behalve voor de klanten, staat Worldmeetings.com ook klaar voor meer dan 1.500 vergaderlocaties.