Is de meetingplanner klaar voor de toekomst?

Steeds meer vergaderingen vinden digitaal plaats. Uit de meest recente American Express Global Meetings & Events Forecast blijkt dat een derde van de ondervraagde medewerkers van internationale organisaties verwacht dat meer dan 10 procent van de meetings in 2018 gebruik zal maken van hybride of virtuele technologie. 2018 lijkt daardoor het jaar te worden van de definitieve doorbraak van virtuele en hybride meetings.

Stijging virtuele vergaderingen

De groei in het aantal hybride en virtuele meetings wordt voornamelijk verklaard door het steeds meer digitaal worden van kleine vergaderingen zoals teambesprekingen, project-vergaderingen en trainingssessies. Vooral de hybride meeting (offline vergaderingen met online componenten) doet het goed en neemt het grootste deel van de stijging in virtuele vergaderingen voor zijn rekening. Natuurlijk zijn er grote verschillen per sector, maar de stijgende digitalisering van meetings leidt over het algemeen tot een leegstand van vergaderruimtes. In vergelijking met een aantal jaar geleden blijft een steeds groter aantal medewerkers namelijk aan zijn of haar bureau zitten om (team)vergaderingen bij te wonen, via tools zoals Webex en/of Skype.

Laat je niet afleiden

Ondanks tijdbesparing en een toename in flexibiliteit, is de groeiende digitalisering van meetings niet alleen goed nieuws. Mensen die achter hun laptop zitten, blijken zich namelijk matig tot slecht te kunnen concentreren. Dit komt doordat het computerscherm slechts drie procent uitmaakt van ons totale zicht. Een medewerker achter zijn laptop heeft 33 keer zoveel dingen waar hij naar kan kijken dan naar zijn computerscherm: probeer dan maar eens je aandacht bij een virtuele meeting te houden!

Relevantie is een must

Daarnaast zijn digitale meetings veel onvergeeflijker dan offline varianten. Bij een lezing, meeting of vergadering staat men niet zomaar even op wanneer het onderwerp de ‘aanwezige’ niet kan bekoren. Een venster afsluiten of even wegelopen van de computer is veel makkelijker. Gelukkig heeft ieder nadeel zijn voordeel. Omdat men tijdens een virtuele meeting sneller afgeleid raakt, moeten de organisatoren goed nadenken over de relevantie van de meeting. Dit leidt vaak tot kortere sessies, met kwalitatief betere gesprekken. Organisaties kunnen daarnaast technologische toepassingen inzetten om de deelnemers aan meetings en vergaderingen te binden. Denk hierbij aan het gebruik van polls en het stellen van vragen.

Technologie is een plus

Cruciaal is het gebruik van mobiele technologie, want tegenwoordig blijft niemand meer voor langere tijd achter zijn of haar desktop zitten. Organisatoren van meetings en vergaderingen gaan er daarom ook steeds vaker vanuit dat hun meeting ook bekeken/gevolgd kan worden via de smartphone. Laat technologie echter nooit de hoofdreden zijn voor het organiseren van een meeting: dit hoor slechts een plus te zijn en niets meer!

De toekomst begint nu

Bij Worldmeetings geloven wij dat de digitalisering van meetings van positieve invloed kan zijn op zowel de kwaliteit van vergaderingen als de betrokkenheid daarbij. De grote kans op afleiding bij de deelnemers zorgt ervoor dat organisaties zich moeten focussen op het aanbieden van inhoud, toegevoegde waarde en gemak. Wanneer dit op de juiste manier wordt aangepakt, zijn we als branche pas écht klaar voor de toekomst.

Probeer het eens uit

Het locatiebestand van Worldmeetings bestaat uit meer dan 1.700 locaties. En natuurlijk ook een oplossing voor digitale vergaderingen: de Virtuele Meeting Room (VMR). Een veilige en betrouwbare service die samen met KPN Talk & Vision tot stand is gekomen. Probeer een digitale vergadering via de VMR nu gratis uit! Meer weten over de Virtual Meeting Room of een virtuele meeting inplannen? Klik hier.