Duurzaam en kosteneffectief vergaderen in de virtuele meetingroom

De ontwikkeling van de meetingindustrie is de laatste jaren in een stroomversnelling geraakt. Dat zien wij bij Worldmeetings om ons heen en dat toont dit rapport van de IAAC ook aan. Steeds meer is mogelijk op technologisch gebied en steeds vaker verwacht men ook dat innovaties worden ingezet in de meetingwereld. Daarom lanceren we per 25 september de Virtual Meeting Room (VMR).

Door Inge van Rooij, adjunct-directeur van Worldmeetings

De jongere generaties, die over het algemeen erg digitaal vaardig zijn, doen steeds vaker mee aan meetings. De meetingindustrie verandert en moderniseert hierdoor. Men gaat steeds vaker op zoek naar technologische toepassingen die de meetings doeltreffender, overzichtelijker en/of kosteneffectiever maken. Volgens het rapport van meetingplatform IAAC spenderen respondenten meer dan driekwart van hun werktijd aan het managen van meetings. Een kwart besteedde minder dan de helft van de tijd hieraan. Er is daarmee een duidelijke stijging te zien ten opzichte van 2016, toen ruim een derde van de respondenten minder dan de helft van de werktijd aan deze taak besteedde.

Ruimte voor verbetering

Welke les kunnen we trekken uit deze feiten? Eigenlijk dat het allemaal wat efficiënter kan. Daar komt bij dat meeting planners aangeven in het onderzoek dat zij steeds vaker op zoek zijn naar inspirerende en interactieve meetings, in plaats van top-down-vergaderingen in de traditionele stijl. Meetings moeten persoonlijker, in verschillende vormen en het liefst door middel van nieuwe technologie. Het is niet zomaar dat wij een virtuele meeting room, een vergaderkamer ‘in the cloud’, hebben gecreëerd voor onze klanten. Behoeften veranderen en het is belangrijk om een omgeving te bieden waarin die wensen vervuld kunnen worden. Een ander groot voordeel van digitaal vergaderen boven fysiek elkaar ontmoeten, is het feit dat er niet gereisd hoeft te worden en daarmee de vergadering meteen goedkoper én duurzamer wordt. Tegenwoordig is het not done om geen warm hart toe te dragen aan het milieu, daarom is het goed om de footprint van uw bedrijf zo klein mogelijk te houden. Dit kunt u bovendien naar buiten toe communiceren, wat de naam van uw bedrijf alleen maar ten goede zal komen.

Hoe werkt het?

Via het Service Center van Worldmeetings kan een virtuele meeting room geboekt worden voor een videomeeting. In deze virtuele meeting room kunnen opdrachtgevers inloggen en verbinding maken met collega’s, zakenpartners of andere contacten, waar ook ter wereld. Bovendien is het mogelijk om presentaties snel en eenvoudig met elkaar te delen via onze tool. Dit maakt vergaderen een stuk efficiënter. Een videomeeting is in feite geen nieuwe ontwikkeling, want veel organisaties gebruiken reeds Skype of andere gratis programma’s. Het innovatieve zit in het feit dat wij als eerste intermediair in de markt een hoogstaande VMR-verbinding bieden aan onze opdrachtgevers, zonder dat de opdrachtgever daar een eigen abonnement voor hoeft af te sluiten. Deze kosten kunnen vaak oplopen tot meer dan duizend euro per jaar. De kosten van een VMR zijn zo hoog omdat de verbinding veilig is (beeld en geluid zijn versleuteld via H.323 protocol), betrouwbaarder is en bovendien betere beeldkwaliteit biedt.

Volwaardig alternatief

Het is dus tijd om een blik te werpen op de nieuwe mogelijkheden die technologie ons biedt en de virtuele vergaderzaal te omarmen als volwaardig alternatief voor korte bijeenkomsten met een klein gezelschap. Dit zal namelijk voordelen bieden in kwaliteit, kostenbesparing, tijdbesparing en duurzaamheid. En wie wil dat nou niet?

Meer weten over de Virtual Meeting Room of een videomeeting inplannen? Klik hier.