Eén tool voor alles
Met één tool al uw zakelijke meetings, hotelovernachtingen, lunches, diners, activiteiten en events lucratief op orde
Aan een routine productgroep als zakelijke ontmoetingen kunt u als inkoper niet teveel tijd besteden. Daarom bundelen we vergaderlocaties, hotels, events, activiteiten en restaurants in één krachtige tool, ondersteund met deskundige mensen waarop u altijd kunt bouwen.
1. Eén tool voor alles
In plaats van verschillende tools voor vergaderruimtes, hotelovernachtingen, events, zakelijke lunches of diners in restaurants en faciliteiten voor vergaderen, bieden we in één tool alle mogelijkheden. Alle zakelijke bijeenkomsten zijn daarmee eenvoudig te reserveren voor de boeker, en voor alle stakeholders in uw bedrijf volledig inzichtelijk.
2. Heldere bookingtool
Graag bemoeit iedereen zich met het boeken van een vergaderlocatie. De één heeft goede ervaringen met locatie X. Een ander heeft gehoord van duurzame locatie Y. Maar een heldere bookingtool zet de boeker achter het stuur. Met groot gemak kan de boeker selecteren op locatie, afstand, nabijheid van OV. Ook kan de boeker een keuze maken op beleving van de locatie, duurzaamheid, en de grootte van de vergaderruimte, om maar enkele mogelijkheden te noemen.
Daarnaast krijgt de boeker onmiddellijk inzicht in prijzen en inhoud van meeting packages.
Uiteraard kan zij vervolgens snel offertes van de gewenste vergaderlocaties aanvragen. Of de zaal direct vastleggen door real-time beschikbaarheid.
3. Onze mensen
Onze mensen zijn deskundig, hebben jarenlange ervaring en zijn volledig thuis in de wereld van zakelijke ontmoetingen. Ze weten dus alles van meetings, hotelovernachtingen, restaurants en events. Uw boeker heeft dus altijd back-up mocht hij of zij er niet uitkomen. We automatiseren veel processen om het onze klanten zo makkelijk mogelijk te maken. Maar de menselijke factor blijft belangrijk.
4. Secure
De veiligheid van uw data staat bij ons hoog in het vaandel. Ons beveiligingsbeleid voldoet aan de meest moderne standaarden. We zijn ISO 9001 en 27001 gecertificeerd. De software die we ontwikkelen heeft maatregelen tegen de OWASP Top 10 als minimum standaard. Onze servers en cryptografie voldoen aan ons moderne hardeningsbeleid. Tevens voeren we een actieve patch agenda om de veiligheid van onze systemen up to date te houden.
De veiligheid van ons IT-platform testen we via een minimaal jaarlijkse pen-test (meestal vaker dan jaarlijks) en maandelijkse vulnerability scans van onze infrastructuur. We houden actief KPI’s bij om te sturen op risico’s en handelen daar naar.
We geven uw Security Officers graag inzicht in ons beveiligingsbeleid op uw of onze locatie.
5. Koppelt met uw systemen
De systemen van uw organisatie kunnen naadloos koppelen met onze oplossingen. Zo koppelen we met inkoopsystemen als eSize, Basware en Coupa. Maar in feite is koppeling met vrijwel elk gewenst inkoopsysteem mogelijk. Elke koppeling kunnen we ook via Single Sign On of 2-factor authentication ontsluiten.
Factuurverwerking gaat automatisch dankzij koppeling met uw facturatiesysteem. Wij zorgen voor de juiste kostenplaatsnummers en aanvullende gegevens.
6. Duurzaam
We hechten grote waarde aan Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO). We vinden het belangrijk dat niet alleen wijzelf, maar ook onze stakeholders verantwoorde keuzes maken en streven naar een toekomst met duurzame winst, op basis van een gezonde bedrijfsethiek en met respect voor elkaar.
Door de hele bedrijfsvoering geven we invulling aan MVO en hebben we ons proces ingericht volgens ISO 14001. Onze medewerkers tekenen een code of conduct als ze starten bij Worldmeetings.com. Een soortgelijke code of conduct hebben we voor suppliers waar we mee werken. Hierdoor garanderen we gedrag dat transparant en ethisch is, gebaseerd op respect voor elkaar en de wereld. Wij hebben verschillende MVO certificaten in ons bezit.
Onze duurzaamheidsambitie is in volle ontwikkeling. Vooral het duurzaam boeken biedt een grote kans om invloed uit te oefenen op de gehele keten. We hebben hiervoor concrete plannen waarover we u graag meer vertellen.
7. Soepel implementatieproces
Service heeft onze hoogste prioriteit. Daarom werken we volgens de ‘Customer Team Methode’. De opdrachtgever krijgt een vast Customer Team toegewezen dat verantwoordelijk is voor de voorbereiding, begeleiding, uitvoering en controle van de dienstverlening.
Het Customer Team is een multidisciplinair team en bestaat uit medewerkers van het Service Center, Financiële Administratie, Contracting (inkoop en relatiebeheer locaties) en Accountmanagement. Het team wordt aangestuurd door een team coach, die erop toeziet dat conform alle eisen en gemaakte afspraken wordt gewerkt. De verschillende disciplines binnen het team werken zeer nauw samen om kwaliteit van de dienstverlening te borgen. De accountmanager verbindt de afdelingen intern met de juiste communicatie vanuit de opdrachtgever.
De teamleden komen tijdens de implementatie periodiek bij elkaar om ontwikkelingen rondom de dienstverlening te bespreken en processen te optimaliseren. De Accountmanager bespreekt de uitkomsten met de klant.
Onze professionaliteit neemt u veel werk uit handen.
8. Rapportages die inzicht geven
Vanaf het moment dat u gaat boeken heeft u waardevolle real-time rapportages tot uw beschikking. U krijgt inzicht in de totale spend aan reserveringen en uw directe en indirecte besparingen. Out-of-the-box bieden we u KPI’s waarop u kunt sturen, zoals percentage boekingen binnen het inkoopconcept, onderhandelde besparingen, reactiesnelheid op uw aanvragen, reviewscore en meer.
We laten u graag concreet zien hoe het werkt.