Inkoopbeleid voorbeeld:
In een inkoopbeleid voorbeeld nemen we u graag mee. Het inkoopproces wordt vaak onderschat. Echter, dit is een addertje, of laten we zeggen een python onder het gras. Een inkoopproces kan namelijk enorme besparingen opleveren voor de organisatie. Door een geschikt inkoopproces te hanteren bespaart u tot tonnen op intern en extern vlak. Daarom leest u hieronder een inkoopbeleid voorbeeld:
Case
Neem een inkoper van een grote organisatie. We noemen hem Patrick. Patrick is verantwoordelijk voor de inkoop op het gebied van zakelijke reizen. Voor extern vergaderen, overnachten en etentjes liep hij tegen een aantal problemen aan. Medewerkers boekten namelijk bij locaties waar geen afspraken mee waren.
Dat gaf jarenlange vervuiling van het systeem, omdat locaties voor één bijeenkomst als crediteur moesten worden ingevoerd. Wat leidde tot torenhoge interne kosten waar Patrick niet op zat te wachten.
“We kregen dagelijks 3 à 4 crediteuren die opnieuw aangemaakt moesten worden”, vertelde hij.
Soms ging het om een meeting, een andere keer om een lunch, maar ook als een afdeling wilde gaan karten of op een solextour ging, werd er een crediteur aangemaakt.
En naast het aanmaken van die crediteuren, het goedkeuren van die crediteuren, het in stand houden van die crediteuren zat de organisatie ook nog met de betalingsvoorwaarden. Annuleringsvoorwaarden bijvoorbeeld. De organisatie heeft duizenden crediteuren waarvoor ze niet allemaal andere betalingsvoorwaarden kan inrichten.
Er werden bijvoorbeeld crediteuren aangevraagd met een betalingstermijn van 8 of 14 dagen of zelfs vooruitbetalen. Dat kon gewoon niet. Het mocht niet eens want als je van de 30 dagen wilt afwijken moest er echt een akkoord onder van de financieel directeur. Onmogelijk om te faciliteren volgens Patrick. Hij liep dan ook steeds achter de feiten aan.
Inkoop had ook geen inzicht in uitgaven, wat voor Patrick verlies van controle betekende. Het bedrijf heeft zoveel afdelingen met elk haar eigen budgetten, die uitgaven waren niet te controleren en inzichtelijk te krijgen. Waardoor inkoop er geen zicht en geen grip op had.
Een ongewenste situatie die Patrick wilde aanpakken.
Inkoopbeleid voorbeeld: Patrick in de 6 stappen van het inkoopproces
Hoe past bovenstaande inkoopbeleid voorbeeld in de 6 stappen van het inkoopproces?
1. Specificeren: Het inkoopbeleid voorbeeld van Patrick laat goed de behoefte van de organisatie zien, namelijk minder crediteuren.
2. Selecteren leveranciers: In de praktijk zette Patrick twee marketingmedewerkers in om te onderzoeken of er een oplossing was voor zijn probleem. De marketeers vonden die in gebruik van een intermediair, waardoor het aantal crediteuren tot één gereduceerd werd.
3. Onderhandelen: Patrick maakte een afspraak met sales om over zijn specifieke situatie te discussiëren. Hij kreeg alles te horen over doorlooptijd, implementatie, controle over het boekingsproces, managementinfo en meer. In de gesprekken gaf hij bijvoorbeeld aan dat ze al gebruik maakten van preferred locaties. Hiermee bereikte hij dat die locaties als bovenaan in de bookingtool kwamen. Voor boekers binnen een paar seconden te boeken. Bovendien kon hij nog meer korting bedingen nu de inkoop via de intermediair verliep.
4. Bestellen: Patrick sprak af dat er interne trainingen plaatsvonden voor boekers, waardoor ze op de hoogte waren van het proces zonder dat het hem tijd kostte. Hij sprak tevens een KPI voor duurzame inkoop af. Hiermee kon hij live volgen hoe duurzaam zijn boekers boekten. Hij kreeg bovendien voor elkaar dat boekers via de bookingtool feedback kregen over de duurzaamheid van hun boekingen.
5. Bewaken: Via management informatie, rapportages en de Accountmanager bewaakten inkoper en intermediair samen het proces. Dat omvatte aantallen meetings en overnachtingen, totale spend aan zakelijke bijeenkomsten, en duurzaamheid van de boekingen.
6. Nazorg: Patrick sprak af dat hij halfjaarlijks contact had met de Accountmanager van de leverancier (de intermediair voor vergaderlocaties en hotels in dit geval). Hij communiceerde nieuwe wensen en eisen vanuit de organisatie. Dit creëerde een partnership waarbij beide partijen elkaar constant verder hielpen.
De werkwijze in dit inkoopbeleid voorbeeld heeft voor de organisatie van Patrick een enorme reductie van interne kosten gerealiseerd. Daarnaast kunnen boekers nu eenvoudig kiezen uit alle locaties in heel Nederland.
Ook bespaart het bedrijf op externe kosten omdat de intermediair tot 15% voordeliger locaties kan aanbieden.