Wilt u blijven vergaderen? Vergader dan niet teveel!

Het klinkt misschien een beetje gek: te veel vergaderingen zijn niet goed voor onze branche. Het is alsof WC-Eend zijn eigen schoonmaakproduct afraadt. Toch is het waar: als we voor elk wissewasje een vergadering inplannen, schiet het aantal annuleringen omhoog. En een annulering is eigenlijk nog vervelender dan een nooit-geboekte meeting.

Gemiddeld besteden Nederlanders 25 procent van hun werktijd aan vergaderingen, terwijl ze lang niet allemaal nodig zijn. Onderzoek heeft aangetoond dat een groot deel (meer dan de helft!) van alle vergaderingen door deelnemers als ineffectief wordt beoordeeld. Hierdoor worden medewerkers onverschilliger ten opzichte van bijeenkomsten: iets wat ook doorsijpelt in het boekingsgedrag. Het gevolg is dat vergaderingen en bijeenkomsten (te) gemakkelijk geannuleerd worden als andere werkzaamheden om aandacht vragen.

Steeds minder annuleringen

Bij Worldmeetings werd in 2017 vijftien procent van alle reserveringen voor bijeenkomsten geannuleerd. Gemiddeld werd 21 procent van de reserveringswaarde doorbelast aan de opdrachtgever of boeker. In 2018 werd dertien procent van alle reserveringen voor bijeenkomsten geannuleerd en nog maar zestien procent doorbelast naar de klant. Dit is dus een flinke daling! Hoe hebben we dat bereikt? Eigenlijk door meer bewustwording te creëren onder onze boekers. Bovendien:

• We hebben met een groot deel van onze locatiepartners afgesproken dat de annuleringstermijn tegenwoordig niet meer vier, maar slechts drie weken is. Bijeenkomsten van tien personen en minder kunt u bij steeds meer locaties zelfs tot 24 uur voor aanvang kosteloos annuleren.
• We maken niet alleen inzichtelijk naar u toe wat u annuleert, maar ook wat de kosten hiervan precies zijn. Ook ontvangen boekers tijdig een reminder met de deadline van de kosteloze annuleringstermijn die is afgesproken bij de boeking.
• U krijgt een persoonlijk dashboard bij het openen van de bookingtool. Dit is een grafische rapportage die in één oogopslag duidelijk maakt wat de gevolgen zijn van het boekingsgedrag. U ziet de geannuleerde boekingen in het overzicht, met de daaraan gekoppelde kosten.
• We delen regelmatig tips & tricks in nieuwsbrieven en blog zoals deze.

Bij een annulering kan de locatie de volledige reserveringswaarde doorbelasten aan opdrachtgevers, maar ook slechts een deel hiervan of zelfs helemaal niets. Dat is afhankelijk van de annuleringsregeling die is afgesproken, kostenonderhandelingen die ad hoc gevoerd worden en de relatie van de locatie met de opdrachtgever. Zo toont de locatie waarschijnlijk meer coulance als u vaker boekt of als u direct een vervangende bijeenkomst boekt.

Moment kiezen

Ongeacht of een annulering u geld kost of niet; ze blijven ongewenst. Zowel de locatie als uw collega’s moeten hun agenda’s omgooien en het is zonde van de tijd die in de boeking is gestoken. Wat kunnen we doen om het aantal annuleringen nog verder terug te dringen? Het antwoord is simpel: minder boeken.

Een bijeenkomst leidt niet altijd tot een productieve uitkomst. In een aantal gevallen volstaat een videogesprek of telefoontje ook. Voordat u als boeker een (externe) bijeenkomst boekt, is het dus verstandig om u af te vragen of een fysieke bijeenkomst écht nodig is om de boodschap over te brengen, of dat een alternatief misschien ook werkt. In veel gevallen is een videoconferentie via onze virtuele meetingroom bovendien een stuk duurzamer, sneller én goedkoper dan een georganiseerde fysieke meeting. Ook kunnen we u erop attenderen als er in uw kantoor een zaal vrijkomt. Dat scheelt weer reistijd en -kosten! Het mes snijdt aan twee kanten, want de fysieke meetings die wel worden georganiseerd, zullen minder vaak worden geannuleerd, omdat ze zeldzamer zijn en er beter over de vorm is nagedacht. Win-win dus!