De populairste smart meeting solutions op een rij

Bij het boeken van een meetinglocatie zoekt een boeker tegenwoordig naar meer dan vier muren en een dak die het vergadergezelschap kunnen huisvesten. Met de technologische mogelijkheden van nu moeten ook andere, aanpalende zaken op orde zijn. Denk hierbij aan een datumprikker of een notuleerservice die het boeken net dat beetje makkelijker maken.

Bij vergaderen komt meer kijken dan alleen een vergaderruimte. Te beginnen met het vinden van een datum waarop iedereen kan. In hectische tijden kan dat nog een enorme uitdaging zijn. Met de datumprikker op onze website kunnen boekers makkelijk de juiste dag en het juiste tijdstip kiezen en vastleggen. U hoeft dus niet een halve middag te besteden aan het doorspitten van de Outlook-agenda’s van uw collega’s.

Goed de datum is gezet. En nu? Hoe worden de bevindingen van de vergadering vastgelegd? Sommige bedrijven hebben een professionele notulist in dienst, maar bij de meeste bedrijven wordt er gewoon iemand gevraagd om de taak op zich te nemen. Iemand die normaal hele andere werkzaamheden verricht. Is het dan niet veel eenvoudiger om een (objectieve) notulist in te huren? Dat kan bijvoorbeeld met behulp van een notuleerdienst.

“Notuleren is een vak,” vindt Rufus Flipse, directeur bij Notuleerservice Nederland. “Hoewel soms wordt gedacht dat iemand binnen de organisatie dit er wel even bij kan doen, blijkt in de praktijk vaak het tegendeel waar. Uit onderzoeken blijkt zelfs dat ruim 50 procent van de vergaderingen niet goed opgevolgd wordt, omdat de afspraken niet goed zijn vastgelegd. Het uitwerken van een helder en eenduidig verslag kost meer tijd dan mensen denken. Daarbij is het vaak ook nog maar de vraag of een werknemer wel objectief naar de materie kan kijken. Externe notulisten hebben dit probleem niet. Zij zijn onafhankelijk en door hun ruime ervaring en kennis kunnen ze veel efficiënter en sneller werker dan een ongeoefend notulist. Notuleren uitbesteden is dus niet alleen makkelijker, maar ook goedkoper.”

Maar er zijn meer smart meeting solutions. Wat dacht u van video conferencing? Een goed alternatief voor als niet iedereen tegelijkertijd op een bepaalde locatie kan zijn, of voor als u een collega of klant uit het buitenland bij de meeting wilt betrekken. Zo brengt u eenvoudig uw deelnemers bij elkaar én bespaart u op reiskosten. Dit is bovendien ook nog eens prettig voor het milieu: een steeds belangrijker wordend aandachtspunt voor veel bedrijven.

Met bovenstaande smart meeting tools houdt u meer ruimte, tijd én geld over. Bovendien zorgen deze diensten ervoor dat u niks over het hoofd ziet en dat elke meeting tiptop wordt voorbereid, uitgevoerd en geëvalueerd!

Bob Pieterson, directeur van Worldmeetings