Early Bird: niet alleen voor vroege vogels

Er wordt wel eens gezegd dat de moderne mens elke dag net zoveel informatie te verwerken krijgt als iemand in de middeleeuwen gedurende een heel leven. Of dit ook waar is, is lastig te zeggen, maar duidelijk is zeker dat er veel op ons afkomt. Veruit het grootste deel van het dagelijkse informatiebombardement bestaat uit e-mail. Volgens onderzoek uitgevoerd door een groot Amerikaans softwarebedrijf, zijn kantoorwerkers maar liefst 6,3 uur per dag (!) kwijt aan hun e-mail. Voor andere taken blijft nog maar heel weinig tijd over op deze manier…

Minder e-mails
In de huidige informatiemaatschappij is een gebrek aan informatie allang ons probleem niet meer. Veel belangrijker is het om de juiste informatie, op het juiste moment, bij de juiste persoon te krijgen. Bij Worldmeetings zijn wij ons hier heel goed van bewust en dit is ook precies waarom wij onze nieuwe tool Early Bird hebben gelanceerd. Deze geavanceerde service helpt boekers en medewerkers op locaties hun dagelijkse e-mailstroom te verminderen en sneller en gemakkelijker met ons te communiceren.

Overzicht
In plaats van een continue stoom van inkomende en uitgaande mails gedurende een (werk)dag, kan het communicatieproces een stuk beter, zo vonden wij. In plaats van al deze stukjes gefragmenteerde informatie te delen, stuurt Early Bird aan het begin van de dag een overzichtsmail met alle nog openstaande acties en een link naar het eigen dossier. Ontvangers zien in één oogopslag welke reminders er op hun boeking openstaan. De regels geven aan welke datum en locatie of klant het betreft, met daarbij een korte omschrijving van de reminder. Meerdere reminders voor dezelfde reservering staan netjes bij elkaar. Gemakkelijk en overzichtelijk dus.

Beter timemanagement
Early Bird is niet alleen een uitkomst voor vroege vogels die graag hun dag zo efficiënt mogelijk beginnen. Ook voor de minder vroege vogels onder ons gaat de tool veel opleveren, zo voorspellen wij. Denk aan de vermindering van het aantal e-mails, beter timemanagement (alle reminders zijn in één keer af te handelen in plaats van verspreid over de dag) maar ook een verhoogde veiligheid. De communicatie vindt immers plaats via het systeem van Worldmeetings, in een beschermde omgeving. De afgeronde reminders worden daarin opgeslagen en zijn in te zien per boeking.

Kostenbesparing
Wie nu nog niet overtuigd is van de waarde van Early Bird gaat vast overstag bij ons laatste argument. De tool levert namelijk ook een kostenbesparing op. Niet alleen doordat het informatie stroomlijnt en daardoor gebruikers een stuk effectiever maakt, maar ook vanwege enkele slimme, vaste reminders. Zo missen boekers nooit meer het verstrijken van de termijn waarbinnen zij een locatie kosteloos kunnen annuleren. Andere reminders geven instructies voor factuurafhandeling of wijzen op het zetten van een elektronische handtekening wanneer dit nodig is. Details als deze zorgen ervoor dat de elke meeting tot in de puntjes geregeld is.