In een serie op maat gemaakte mini masterclasses belicht Ingrid de basics van evenementenorganisatie, brengt je op de hoogte van trends & ontwikkelingen en deelt handige tips en tricks die direct toepasbaar zijn. Deze keer bespreekt ze het evalueren van je meeting.

Evalueer je meeting en leer hier van

Graag ga ik deze laatste keer in op het evalueren van je meeting, omdat het nu eenmaal altijd beter kan. Je zult zelf signaleren dat er zaken anders zijn gelopen dan gewenst en afgesproken. Soms zullen anderen dat ook opmerken. Tijd dus om hierbij even goed stil te staan, zodat je de volgende keer niet dezelfde “fouten” maakt. We willen immers allemaal professionaliseren.

Communicatie is de sleutel

Het allerbelangrijkste is: communiceren. Net zoals je tijdens het event on-site direct zaken bespreekbaar maakt, doe je dat na het event ook. Hoe langer je het laat liggen, hoe lastiger het wordt om ze naar behoren op te lossen. Als een leverancier zich niet aan de afspraken heeft gehouden, bespreek dit ook direct en werk gezamenlijk toe naar een goede oplossing. Dit geldt eigenlijk voor alles of dit nu gaat om een leverancier die iets anders levert dan afgesproken of met een teamgenoot die iets niet oppakt zoals dat is afgesproken. Pas als alle losse eindjes aan elkaar zijn geknoopt, kun je afsluiten.

Leg kennis en ervaringen vast

Na alle gesprekken en de financiële afhandeling moet je nog evalueren met je team. Tip: leg dit vast, niet met naam en toenaam maar maak een (eventueel) centraal gedeeld document met tips en adviezen. Daar is geen vast omlijnde richtlijn voor. Op deze manier kunnen alle mensen in je organisatie die regelmatig een event organiseren er van mee profiteren. Vooral als iedereen hier constructief informatie, kennis en ervaringen deelt, creëer je een waardevol document.

Eenmalig of terugkerend?

Wat overigens ook meespeelt, is het feit of het een eenmalige bijeenkomst is geweest, bijvoorbeeld in het geval van een heropening van een verbouwd pand, of dat het een jaarlijks terugkerend event is. Zoals de kerstbijeenkomst voor al je zakenrelaties. Zeker bij een terugkerend evenement is het ongelooflijk belangrijk om te leren en te verbeteren. Mensen accepteren doorgaans nog wel eenmalig punten ter verbetering, maar na twee keer heb je je kansen verspeeld.

Evaluatie

In een evaluatie bespreek je in detail wat goed ging en wat niet goed ging. Als iets niet goed is gegaan, onderzoek dan waarom niet en hoe dat dus de volgende keer anders moet. Waarop je ook kunt evalueren is op verbeterpunten. Het ging goed, maar het kan beter door te kiezen voor…. Als je noteert waarom dit het event ten goede zal komen, zal het de volgende keer makkelijker zijn om dit geaccordeerd te krijgen. Het mooiste is als je hiervan bewijsmateriaal opslaat. Bijvoorbeeld een foto of een reactie van een gast. Uiteraard kijk je tijdens een evaluatie of je doelstellingen hebt gehaald. Wat je ook kan helpen is om alle wenselijke en benodigde aanpassingen te verwerken in je draaiboek voor een volgende editie. Zo blijf je altijd een aantal stappen voor.

Vergeet niet dat het gaat om resultaten van al je “stakeholders” en daarmee zeker ook die van het eigen team. Wat kan je verbeteren? Denk bijvoorbeeld eens aan de onderlinge communicatie en de opbouw van je team. Een succesvol team beschikt over verschillende competenties en persoonlijkheidsstijlen. Diversiteit is dus enorm van belang. De een zal creatiever zijn en de ander zal makkelijker overzicht brengen in chaotische dossiers. Anderen zijn weer sterk in menselijke relaties, terwijl jij makkelijk besluiten neemt. Kortom een aspect wat enorm belangrijk is maar niet altijd serieus wordt genomen.

Start met het eind voor ogen

Het is van belang om na de bijeenkomst te informeren bij je deelnemers of zij tevreden waren met het event. Zeker als mensen ervoor hebben betaald, immers wil je een goede prijs-kwaliteitverhouding bieden. Niet alleen of de locatie goed was en het eten lekker. Maar vooral ook of zij concrete nieuwe zaken hebben geleerd, geïnspireerd zijn, nieuwe contacten hebben gelegd, kortom: hebben zij hun persoonlijke doelstellingen weten te realiseren? Overigens is het belangrijk om je dit al te realiseren aan het begin van de organisatie van je event. Alleen dan kun je goed nagaan wat je wilt dat er bereikt en geleerd wordt tijdens het event en hoe je dat kunt meten. Ook dit zal je evaluatie achteraf makkelijker maken.

Dit was vooralsnog mijn laatste column. Ik wens iedereen een gezond, gelukkig en eventrijk 2019!

Lees ook de andere mini-masterclasses van Ingrid: