In een serie op maat gemaakte mini masterclasses belicht Ingrid de basics van evenementenorganisatie, brengt je op de hoogte van trends & ontwikkelingen en deelt handige tips en tricks die direct toepasbaar zijn. Deze keer bespreekt ze het meeting draaiboek.

Meeting draaiboek: wie doet wat, wanneer en waar?

Dit keer vertel ik graag over het draaiboek. Een meeting draaiboek geeft je rust en overzicht (Wist je dat Meeting Planning wereldwijd in de top 5 van stressvolle banen staat!). Een draaiboek helpt je communiceren. Alle betrokkenen weten wat er op welk moment waar gebeuren moet. Het werkt ook als checklist en het helpt je bij de evaluatie na het event.

Het perfecte meeting draaiboek

Op de vraag “wat is nu het perfecte draaiboek?” is mijn antwoord altijd hetzelfde: Het perfecte draaiboek bestaat niet. Een draaiboek gaat om maatwerk. Er zijn verschillende manieren om het te schrijven. Sommigen beginnen vanaf dag een te schrijven wat er op dat moment al bekend is en vult details aan naarmate de tijd vordert.

Een andere veel gebruikte manier is, is terugwerken van het event naar voren, het zogenaamde back plannen. Zo werk je met het eind voor ogen dus met je gewenste resultaat in gedachte. De kans dat je dan iets over het hoofd ziet, wordt aanzienlijk kleiner.

De locatie in het draaiboek

Ik visualiseer vaak eerst de route die deelnemers gedurende het event doorlopen om een logische routing te ontwikkelen: on-site & on-paper. Het vooraf bezoeken van een locatie, de zogenaamde site inspection is daarom zo waardevol. Je kunt je eenvoudiger in je gast verplaatsen als je zelf ter plekke ervaart wat logisch is, wat best past in het programma en welke acties je kunt nemen om je deelnemer te ontzorgen.

Kort overzicht of boekwerk

Hoe je het doet, hangt af van ervaring en voorkeur. Ik schrijf van ieder event – groot of klein – een draaiboek. Soms zijn dit korte overzichten in Excel; bij gecompliceerde bijeenkomsten zijn dat boekwerken van tientallen pagina’s tot aparte draaiboeken per afdeling of zaal.

Je vindt in een draaiboek alles wat je per zaal, wanneer nodig hebt en wie verantwoordelijk is. Denk hierbij aan de sprekers, zaalzetting, het aantal stoelen, de verlichting en audio-visuele voorzieningen. Maar ook of er een podium nodig is, hoe groot, hoe hoog en wat daar dan op staan. Ook vind je detailinformatie over de centrale ruimtes: de garderobe, registratiebalies, pauzeruimtes, horeca-uitgiftepunten en zo verder.

Voordat het definitieve draaiboek klaar is, is er meermalen met de diverse betrokkenen over de details gesproken. Ik ga een paar maal on-site rondlopen zodat ik alles hebt kunnen verifiëren; klopt het? Is de routing logisch? Alleen zo kun je iedereen goed informeren over wat er van hem of haar wordt verwacht. Alle rollen moeten helder zijn, beschreven en besproken.

D-Day

Op de dag zelf loop je ruim van te voren de laatste rondes zodat je zeker weet dat alles staat zoals is afgesproken: zijn er voldoende stoelen en staan ze in de juiste opstelling, is het geluid gecheckt, staan de diverse presentaties in de juiste volgorde klaar? Ga zo maar door.

Onderling overleg tijdens het event gebeurt vaak via mobieltjes. De meeting planner die eindverantwoordelijk is, onderhoudt doorgaans de contacten met de locatie. Vaak is hiervoor een duty manager beschikbaar die je wegwijs maakt en die je vraagbaak is voor de dag. Zorg dat je deze persoon vooraf al hebt leren kennen als dit een andere persoon is dan je project manager. Zorg vooraf voor een goeie verstandhouding. Dat zal je op het event helpen. Er lopen namelijk altijd zaken anders dan jij gepland hebt. Dan treedt je plan B in werking ook wel Contingency Planning genoemd …. Wellicht een andere keer een mooi onderwerp.

Nieuwsgierig? Blijf op de hoogte via Linkedin!