Met slimme interventies van praten naar besluiten

auteur: Rob de Haas

Tot ergernis van velen hebben de praatgrage types inmiddels de weg naar het scherm gevonden. En online wordt deze ‘aandoening’ nog zichtbaarder en irritanter. Kies je voor slikken en maar aanmodderen of wil je het echt aanpakken? In deze blog lees je hoe je met slimme interventies van praten naar besluiten kunt.

Praatgrage types sympathiek de mond snoeren

Wat in de praktijk goed werkt bij teams waarin sommigen te veel blijven praten, is de invoering van de volgende twee spelregels:  

• Iedereen spreekt
• Aan elk agendapunt wordt tijd toegekend.

Bovenstaande spelregels zijn spelregels 4 en 10 uit mijn boek ‘Praktijkgids online vergaderen, anders verbinden, beter presteren’: waarin ik 13 spelregels voor online vergaderen verder toelicht.

Mocht een praatgrage los willen gaan, wijs je hem vriendelijk doch resoluut op het naleven van de afgesproken spelregels.  Vooral praatgrage mensen hebben onbewust onvoldoende oog voor alle deelnemers, en vinden tijd toekennen per agendapunt nogal eens overdreven. Niets van aantrekken, zou ik zeggen, gewoon ermee aan de slag gaan. Je kunt dan namelijk te allen tijde terugvallen op deze twee spelregels, en tactisch ingrijpen:  “Dank je wel, maar gezien de tijd lijkt het me goed om het hierbij te laten, Karel, en zoals afgesproken willen we graag iedereen de ruimte bieden om hun mening te delen.’

Bepaal vooraf het speelveld

Een bespreking starten met alleen maar een thema is koren op de molen van de babbelzieken en hardschreeuwers. Zo’n discussie vliegt alle kanten op en de bespreking wordt enthousiast en vakkundig weggekaapt door ellenlange uitweidingen fantastische associaties. Echter, de introverte deelnemers komen dan nauwelijks meer aan het woord. Teveel wijsheid wordt op die manier onvoldoende benut.

Een sterke spelregel voor het vaststellen van het ‘speelveld’ is spelregel 9: vooraf rollen en beoogd resultaat bepalen. Daarmee manage je vooraf de verwachtingen, en weet iedereen ook met welk gewenst resultaat men de bespreking ingaat: moet je een probleem oplossen, een situatie verkennen, een oplossing evalueren, enzovoort.

Hand vector created by pch.vector – www.freepik.com

Focus op progressie

Progressie is met afstand de belangrijkste factor van werkgeluk (zie ‘The Progress Principle’ Amibile/Kramer, 2012) . Dat geldt eigenlijk ook voor geluk in meetings. Om te voorkomen dat iedereen maar over van alles blijft praten, en je maar geen besluiten neemt, kun je onderstaande klassieke opbouw van een goede discussie volgen:

• Verkenning: met elkaar feiten en data verkennen, zodat je de ‘waarheid’ verbreed. Onderzoek de onderliggende vragen, deel feiten en data, zodat je er een gemeenschappelijk beeld van het werkelijke probleem ontstaat.
• Verrijking: via brainstormtechnieken het vraagstuk vanuit hele andere invalshoeken bekijken, meerdere alternatieven bedenken en beoordelen. Op zoek naar het juiste, tweede antwoord
• Inzicht: tijd om keuzes te maken: wat zijn prioriteiten, wat zijn de meest opvallende zaken en welke conclusies trekken we?
• Besluiten: het helpt veel mensen om besluiten te zien als ‘tijdgebonden inzichten’, met het benadrukken dat niets in beton gegoten is. Want als we niets besluiten, gebeurt ook niets. Je neemt het besluit met de wijsheid van dat moment, en met de mensen die er zijn. Punt. Het nemen van besluiten geeft ons ook het gevoel dat we vooruit gaan en dat een meeting waarde toevoegt.

Werk met een plan om het beoogde resultaat te realiseren

Wil je de collectieve denkkracht van je groep optimaal benutten, dan heb je een plan nodig. Zo’n plan bestaat uit enkele activiteiten om de discussie doelgericht te leiden. Oeverloos blijven praten is dan voor de dominante types lastiger, omdat jij ze vanuit jouw plan (meestal) veel gemakkelijker bij de les kunt houden.

Stel je wilt na afloop van de bespreking een aantal verbeterpunten voor jouw beleidsvoorstel, dan zou je aan de volgende activiteiten kunnen denken (de juiste volgorde is er niet):

1. Doel formuleren: aan het einde van deze bespreking wil ik verbeterpunten voor mijn beleidsvoorstel.
2. Korte toelichting beleidsvoorstel, met focus op feiten en observaties. Eventueel korte Vraag-antwoord- ronde ter verduidelijking.
3. Uitgaande van een groep van ca. 6 mensen, vraag je iedereen individueel na te denken over de belangrijkste vragen bij dit voorstel. Nadat iedereen zijn vragen heeft gedeeld, leid je de discussie
4. Je vraagt duo’s met elkaar te bellen en samen te komen met maximaal 2 verbeterpunten, die je aan het einde ophaalt.

Om deze ‘denk-stappen’ zichtbaar te maken, heb ik de ‘Meeting Design Cards’ (©) ontwikkeld. De bespreking zoals hierboven kort beschreven, ziet er met deze ontwerpkaarten als volgt uit:

Je kunt de ontwerpkaarten gratis downloaden.