Wat kost eigenlijk een vergadering?

Iedere meeting is beslissend. Iedereen die wel eens een bijeenkomst of vergadering heeft geboekt weet dit als geen ander. Maar een meeting kan een kostbare exercitie worden; niet de zaalhuur van een externe locatie, maar de uren van de deelnemers vormen de grootste kostenpost. Hoe houdt u de kosten onder controle?

Nederland is een vergaderland: jaarlijks vergaderen we omgerekend voor zo’n 60 miljard euro aan salarissen. Dit berekende onderzoeksbureau Ipsos Synovate al in 2007; we kunnen ervan uitgaan dat dit bedrag sindsdien sterk gegroeid is. Het onderzoek toonde destijds ook aan dat bijna de helft van de werknemers de toegevoegde waarde van minstens een op de twee van de vergaderingen niet inziet.

Vergaderen voor 10.000 dollar

Philip Cohen, engineer bij Dropbox, ontwikkelde een tool voor Google Chrome, waarmee de kosten van een vergadering in de agenda meteen te zien zijn door simpelweg het salaris van de deelnemers te vermenigvuldigen met de tijd die voor de vergadering is ingeruimd. Zo kwam uit de berekening naar voren dat een gemiddelde meeting al zo’n tienduizend dollar kon kosten.

Ken het prijskaartje van uw meetings

Meten is weten, dat weten wij bij Worldmeetings als geen ander. Een slimme toepassing zoals die van Dropbox kan helpen de vergadercultuur te doorbreken en de totale uitgaven inzichtelijk te krijgen. Want beseft u hoeveel uren u eigenlijk op jaarbasis besteedt aan meetings? Door dat prijskaartje inzichtelijk te maken gaat u bewuster met vergadertijd om.

Besparen is eenvoudig

Het inzicht dat Dropbox u geeft, levert een belangrijke bijdrage aan bewustwording. Is de meeting weinig urgent en is de directe meerwaarde niet meteen duidelijk voor de organisatie? Stel dan de vraag of een meeting wel echt nodig is – en durf ‘nee’ te zeggen. Als een meeting toch noodzakelijk is, kijk dan eens kritisch naar de locatie. Zo merken we dat veel organisaties voornamelijk naar buiten kijken bij de zoektocht naar een vergaderlocatie. De eigen ruimten worden nog onvoldoende benut. Naast het feit dat het duurzamer is om intern te blijven, levert dit gemakkelijk een kostenbesparing op. Kiest u voor een externe locatie, schakel dan Worldmeetings in. Onze dienstverlening richt zich primair op het ontzorgen van opdrachtgevers op het gebied van inkoop tot betaling. Werk uit handen nemen. Dit levert niet alleen een indirecte kostenbesparing op, maar ook een directe, die inzichtelijk is op iedere uitgave van uw meeting.

Hoe vergadert u efficiënt?

Terug naar de grootste kostenpost: de uren van uw deelnemers. Hoe gaat u efficiënter om met vergadertijd? Het is belangrijk om te beginnen vanuit een duidelijke structuur met heldere doelstellingen en deze continu voor ogen te houden. Alle deelnemers en andere betrokkenen moeten hier ook van op de hoogte zijn. Of het nu gaat om een belangrijke vergadering voor vijftien topmanagers of een intern overleg tussen twee collega’s: op het moment dat de doelstelling helder is zal de meeting van begin tot eind beter lopen zijn en daarom vruchtbaarder. Zorg ook voor een deskundige voorzitter, die tevens een goede time-keeper is die nauwkeurig tot op de seconden de meeting in goede banen leidt. Op deze manier krijgt iedereen gelijke kansen, maar wordt de ruimte om eindeloos over kleine dingen door te praten beperkt en loopt de meeting niet uit. Ten slotte: maak gebruik van digitale toepassingen, bijvoorbeeld door te vergaderen met een Ipad. Via het programma Padlet, een gratis online prikbord, kunnen vergaderstukken, fragmenten, foto’s, links direct online ingediend en ingezien. Zo bespaar je tijd en handel je meetings ook sneller af.