Wat is moeilijker, de inkoop van koffie of van vergaderlocaties?

De moeilijkste inkoopproducten zijn meetings en koffie. Aldus inkopers. Elke collega heeft hier wel een mening over. Dus een inkoper weet: als ik hiermee aan de slag ga, moet ik heel veel mensen meekrijgen. “Het antwoord op de inkoop van de beste koffie heb ik niet, maar van hotel- en vergaderlocaties natuurlijk wel!” lacht Manager Commercie Mirte. “Wij zijn al bijna dertig jaar specialist in de inkoop, reservering en administratie van externe vergaderingen en overnachtingen. Daarnaast boeken we ook restaurants, events en activiteiten. Dus we weten waar we het over hebben.”

Geen afdeling dezelfde afspraken en facturen

Mirte werkt inmiddels ruim vijf jaar bij Worldmeetings.com. “Ik heb gemerkt dat organisaties en bedrijven vaak geen idee hebben wat er gebeurt op het gebied van vergaderen: wie de vergaderlocaties boekt, tegen welke afspraken en hoeveel spend er in omgaat. “Men heeft wel het gevoel dat het om veel geld gaat, maar dat is vaak moeilijk te bewijzen voor inkopers. Dit komt omdat inkopers de informatie niet in zijn geheel uit hun inkoopsysteem kunnen halen. Want op de ene inkooporder staat Hotel Van der Valk, bij een ander de locatienaam, en bij een derde weer iets anders. Ze kunnen de uitgaven niet netjes bundelen tot één getal, dus tasten ze in het duister. Wat ze meestal wél weten, is dat ze iets met deze spend moeten. De uitgaven aan vergaderlocaties blijken in de meeste gevallen aanzienlijk, terwijl het een uitgave is waarop bedrijven makkelijk kunnen besparen. Niet alleen op de spend, maar ook de volledige optimalisatie van het proces biedt onze klanten grote voordelen. Omdat wij het gehele boekingsproces van aanvraag tot en met facturatie faciliteren, besparen we zowel op de directe als indirecte kosten.”

Hoe bespaart Worldmeetings.com op inkoop vergaderlocaties?

Mirte: “Als we met een inkoper zitten, zijn die vaak heel enthousiast over onze dienstverlening. Ze hebben een nieuwe categorie gevonden waar op ze kunnen besparen. We besparen ook echt voor ze. Dat kunnen we inzichtelijk maken met een business case die zegt: dit is zoals je het nu doet, dit wordt het als je met ons gaat samenwerken en dit is hoeveel je erop bespaart. Ook kunnen we vrij snel een implementatieplan laten zien. We kunnen dus vooraf al resultaten laten zien, waardoor het voor een inkoper meteen heel aantrekkelijk is.”
Mirte vervolgt: “Als we eenmaal met een bedrijf in zee gaan kunnen we met hun spend aan de slag en er op gaan inkopen. We stemmen goede voorwaarden voor ze af en we helpen ze bij het doorvoeren van hun beleid. Op het moment dat voor een organisatie inzichtelijk wordt wie er boekt, waar ze boeken en wat ze boeken, kan een beleid beter worden doorgevoerd.”

De Worldmeetings.com bookingtool

En hoe zit het dan met de boekers?
Mirte: “Inkopers vinden het erg belangrijk dat de boekers tevreden zijn. Zoals ik al zei, net als over koffie heeft iedereen heeft een mening over het boeken van vergaderlocaties. Dat snappen we. Voor de organisatie is het misschien wel duidelijk dat het boeken zonder intermediair chaotisch is, met verschillende afdelingen die vaak als losse eilandjes werken. Maar een boeker op een afdeling ziet zijn of haar werk veranderen. Daarom besteden we tijdens onze samenwerking veel aandacht aan de boekers. We willen dat zij blij zijn met de oplossing en ons zien als een verlengstuk die ontzorgt in het boekingsproces. Gelukkig zien we dit resultaat bij elke nieuwe opdrachtgever weer terugkomen. Dit komt mede door onze ervaring van al bijna 30 jaar.”

Lees meer wat Worldmeeting.com voor inkopers kan betekenen.