Hybride meetings – 6 tips om ze te laten slagen (infographic)

Bijeenkomsten van zakelijk Nederland gaan op dit moment helaas minder makkelijk als voorheen. Deze onvoorziene omstandigheden hebben er gelukkig wel voor gezorgd dat de creativiteit en flexibiliteit omhoog is geschoten binnen onze branche! Hybride meetings zijn hier een voorbeeld van. 

De hybride meeting biedt de oplossing om met een grote groep samen te komen omdat die zowel fysiek als online plaatsvindt. Daarnaast is de succesfactor erg groot! Uit een studie van 1800 deelnemers is gebleken dat 93% van de hybride meetings de verwachtingen hebben behaald of zelfs overtroffen.

Daarom ondersteunen we het hybride meeten!

In de bookingtool kunt u “hybride meetings” aanvinken en direct zien welke locaties ze ondersteunen.

Verder hebben we een paar praktische tips voor hybride meetings op een rijtje gezet. Zo zorgen we er voor dat ook iedere hybride meeting beslissend is!

Tip 1. Stel van te voren een duidelijk doel

“You can’t have a meeting of minds when most of the minds aren’t actually in the meeting.” Een duidelijk (voor afgesproken) doel is essentieel voor een hybride meeting. Wat willen we nou precies bereiken? Daarnaast is het belangrijk om er voor te zorgen dat iedere deelnemer (zowel online als fysiek) iets specifieks aan de meeting heeft toe te voegen. Zo zorg je ervoor dat er een kleinere kans is voor de online deelnemers om los te koppelen van de hybride meeting omdat het niet relevant voor ze is.

Tip 2. Technische voorbereiding is key!

Neem de tijd om de techniek van de hybride meeting van te voren te testen, vooral als een het nieuw voor je is. Je hebt namelijk geen zin om tegen onvoorziene obstakels aan te lopen.

Tip 3. Je meet met twee verschillende doelgroepen

Bij een hybride meeting is het verstandig om te realiseren dat je niet één maar twee doelgroepen hebt. Het is daarom belangrijk om vooral de online deelnemers te bereiken en aangelijnd te houden.

Een voorbeeld: Tijdens een brainstorm maak je vaak gebruik van post-its. Om de online deelnemer betrokken te houden kun je een digitale tool gebruiken voor post-its, zoals Miro. Een ander idee is om een online deelnemer te koppelen met een fysieke deelnemer. Zo blijft de betrokkenheid hoog!

Tip 4. Maximaal 20 minuten discussie

Online deelnemers zien 20 minuten als maximum voor ze een break nodig hebben. Pauzeer daarom regelmatig. Het is namelijk een stuk intensiever om online te discussiëren en te overleggen dan face-to-face.

Tip 5. Schaf de mute-knop af!

Actieve betrokkenheid bij een beslissende meeting is belangrijk. Zodra de mute-knop aan staat, wordt de online deelnemer een toeschouwer  en zal de focus snel ergens anders gaan liggen.

Tip 6. Spreek gedragsregels af

Sommige mensen zullen zich irriteren als mensen weglopen van het scherm en na een poosje weer aanschuiven. Maak dit bespreekbaar en stel duidelijke afspraken. Maar die afspraken kun je ook maken over afmelden, dresscode, eten en drinken, het gebruik maken van andere devices en meer.