Hoe je verstikkende vergadercultuur doorbreekt

auteur: Rob de Haas

Moet onze vergadercultuur anders nu we meer online doen? Een online vergadering van 9 mensen van 1,5 uur is een vergadering van 13,5 uur. Twee meetings van 1,5 uur plus een overleg van 45 minuten, betekent 3 uur en 45 minuten zitten en heel veel luisteren. Wat doen we elkaar aan?

Dat was voor Corona al niet gezond, maar nu we thuis zitten eigenlijk niet meer te doen. Omdat iedereen thuis is, gijzelen we elkaar helemaal met continu overleggen en meetings. En, tot overmaat van ramp, overheerst bij al die meetings eentonigheid, waardoor het steeds meer lopende band werk lijkt. Een ongezonde vergadercultuur. Waar we in maart onze online meetings een 8 scoorden, is dat nu nog maar een 4.

Eerst waren we tevreden als we goede verbinding hadden en alles het technisch deed, maar nu we de technische infrastructuur steeds beter onder controle krijgen, merken we hoe lastig het is om:

• online de mensen actief bij de les te houden
• emoties te delen
• goede discussies te houden
• daadkrachtig besluiten te nemen

Oude vergadercultuur kopiëren naar het scherm irriteert en put ons uit. Blijven hockey’en op een tennisbaan, werkt ook niet.

Juist nu is het belangrijk om de vergadering te herontdekken en te bevrijden van haar stoffige, saaie imago. Goed samenwerken blijft de kritieke succesfactor, en daarvoor is goed vergaderen noodzakelijk. Vergaderen in het nieuwe normaal heeft de volgende gezichten:

• Output-gericht: goed voorbereid en vooraf iedereen bekend met de gewenste opbrengst
• Energiek en Interactief: actief benutten van collectieve intelligentie en diverse media
• 20 % minder vergadertijd/medewerker
• De kwaliteit is de verantwoordelijkheid van het hele team (versterking zelfsturende teams)

Maar hoe doe je dat nu, en waar begin je? Hieronder enkele praktische instrumenten waarmee je de eerste stappen kunt zetten.

1. Kies het juiste kanaal

Je kunt het aantal meetings aanzienlijk verminderen door niet alles als vanzelfsprekend met iedereen in meetings te bespreken. De meeste boodschappen en vraagstukken kun je via andere kanalen bespreken. Daarmee beperk je het aantal meetings, en je stimuleert de fysieke beweging omdat bellen en facetimen goed wandelend kunnen. Onderstaande tabel kan je bij deze keuze helpen.

Tabel 1: Kies het juiste kanaal

2. Check je motivatie

De mate waarin wij vooruitgang ervaren, aldus de onderzoekers Amabile en Kramer, wordt met name gevoed door een gevoel van autonomie, betekenis en inhoud (zie tabel 2). Je kunt deze drie ingrediënten als selectiecriteria gebruiken om te bepalen of je de uitnodiging voor de vergadering accepteert. Zie onderstaand instrument als een ‘duwtje in de rug’ , passend bij een volwassen werkomgeving waarin van mensen wordt verwacht dat ze zelf de juiste keuzes maken.

Tabel 2: De meeting-motivatiescan

Met deze criteria kun je elke vergadering intuïtief scoren, zodat je snel een keuze maakt om al of niet te vergaderen. Als je de agenda van de meeting voor je neemt, scoor je deze met een 1 (niet relevant), een 3 (twijfelachtig) en een 9 (relevant). Door de scores 1, 3 of 9 word je meer uitgedaagd om echt te kiezen. De totaalscore geeft je een indicatie van jouw onderbuikgevoel bij de agenda, en daarmee een duwtje richting wel of niet deelnemen. Zo voorkom je dat je achteloos elk vergaderverzoek accepteert en je je tijdens de vergadering afvraagt waarom je er (weer) zit. Met dit gedrag bevorder je een gezonde vergadercultuur.

3. Onderscheid werkoverleg van strategisch overleg

Nu thuiswerken de norm is en een in het nieuwe normaal een hybride vorm van werk (thuis en kantoor) gangbaar wordt, zit de belangrijkste vernieuwing van vergadercultuur in een veel scherper onderscheid tussen strategische bijeenkomsten en praktisch, operationeel werkoverleg.

• Strategische teambijeenkomsten: vergaderingen met het hele team waarin de teamprestaties en de onderlinge samenwerking besproken worden; evaluerend en vooruitkijkend. Deze bijeenkomsten zijn onmisbaar voor alle teamleden, omdat ze richtinggevend zijn voor al het werk.
• Werkoverleg: een serie van korte, op de uitvoering gerichte besprekingen tussen enkele teamleden. Het werkoverleg heeft de naam van het project, de opdracht, en wordt opgeheven zodra de opdracht is afgerond.

Strategische (team-)bijeenkomsten: Je moet regelmatig terugschakelen om wendbaar te blijven

Om goed wendbaar te kunnen blijven in deze onzekere en snel veranderende wereld, is het cruciaal dat je op tijd een time-out neemt: Als team goed kijken hoe het gaat; doen we de juiste dingen?; waar kunnen we als team verbeteren en versnellen; waar moeten we juist even gas terugnemen. De focus in strategische vergaderingen is gericht op het goede conflict en besluiten met impact. Want zonder diepgang heb je geen echte vooruitgang. Strategische meetings met het hele team organiseer je eens per maand, zes weken, waarin wezenlijke zaken met elkaar besproken worden.

Tabel 3: checklist kernthema’s strategische teamvergadering

Het werkoverleg: praktische afstemming voor het alledaagse werk

Daarnaast formeer je rond het uitvoerende werk kleine delegaties die een bepaalde opdracht of kerntaak uitwerken en realiseren. Deze clubjes vergaderen frequent en kort. Zo’n werkoverleg wordt georganiseerd rond een strategisch thema, een project of opdracht: een serie van besprekingen die worden opgeheven als de klus erop zit. De werkoverleggen zijn kortere, op de uitvoering gerichte besprekingen die frequent plaatsvinden totdat de opdracht is voltooid.