Fileproblematiek hoeft geen probleem te zijn voor vergaderingen

De nieuwsberichten over fileproblematiek vliegen ons om de oren. Van berichten over ‘zwarte zaterdagen’ tot waarschuwingen voor bomvolle snelwegen, zeker rondom de Randstad. Dit maakt de logistiek die bij het organiseren van bijeenkomsten komt kijken geen pretje. Voor de werknemers die de auto pakken naar hun werk of naar klanten is er echter een goede oplossing: vergaderen ín de auto.

Als mensen niet naar een meetinglocatie kunnen komen, kunnen zij natuurlijk altijd de meetinglocatie naar hen toe halen. En met de technologie van tegenwoordig gaat dat steeds eenvoudiger. Zelfs als dat betekent dat de vergadering naar de auto verplaatst wordt.

Geïntegreerde software

Zo maakt Volvo het rijders gemakkelijker onderweg te vergaderen. Volvo gaat namelijk Skype for Business integreren in de 90-reeks. Hoewel Skypen of whatsappen in de auto of bellen via bluetooth al lang geen uitzondering meer is, gaat Volvo nog een stap verder door de Skype for Business-app te integreren in het display van de auto.

De nieuwe toepassing moet niet verward worden met de consumentenvariant van het ‘oude’ Skype. Het komt er op neer dat bestuurders in de auto een online meeting kunnen bijwonen zonder dat zij daarbij handmatig ingewikkelde toegangs- of pincodes moeten intikken. Op het grote display in de auto kunnen zij de planning voor die dag zien en online vergaderingen bijwonen met één simpele klik op de knop.

Google blijft niet achter

Maar Volvo en Skype zijn niet de enige bedrijven die handig inspringen op het fileprobleem. Ook Google rolt twee nieuwe toepassingen uit die het bijwonen van vergaderingen makkelijker moeten maken. Het bedrijf doet dit via de communicatie- en messaging-app Hangouts.

De eerste toepassing is een videoconferencingfunctie, genaamd Hangouts Meet. De functie geeft mensen toegang tot vergaderingen via een weblink, met de laptop of mobiele app. Deze link kan worden gedeeld in een e-mail of rechtstreeks via een uitnodiging van Google Agenda. Collega’s die reizen zonder enige toegang tot internet, kunnen een speciaal inbelnummer gebruiken om toch toegang te krijgen.

De tweede toepassing is Hangouts Chats, waarbij collega’s elkaar berichten kunnen sturen in speciale chatrooms. In Chats kunnen mensen bestanden, foto’s en video’s delen. Gebruikers kunnen ook een beroep doen op bots in deze chatruimtes. Door bijvoorbeeld “@meet” in te typen, wordt automatisch gekeken in ieders kalender en vindt de bot opening voor een vergadering.

Geschikt voor in de auto

Er zijn al veel diensten, zoals Microsoft Teams, Slack en Dropbox, die zich richten op het vergemakkelijken van vergaderingen. Een van de voordelen van Hangouts is echter dat het is opgenomen in Google’s G-Suite en daarom is diep geïntegreerd met andere Google-apps zoals Calendar, Drive en Google Documents. Dit maakt het beter bruikbaar in de auto tijdens een file. Dit gemak kenmerkt de Skype for Business-applicatie van Volvo ook. Want hoewel men vaak stapvoets gaat, is het toch niet de bedoeling om veel bezig te zijn met ingewikkelde applicaties. Onderweg vergaderen moet in de eerste instantie eenvoudig en veilig zijn.

Inge van Rooij, adjunct-directeur Worldmeetings