Evenementen boeken en organiseren: solotaak of team-effort?

Iedere professional die zich bezighoudt met de organisatie van vergaderingen en evenementen doet dit op een andere manier. De één houdt zich strikt aan een draaiboek en de ander staat er wat losser in. De één werkt graag samen in een team en de ander heeft liever zelf alle touwtjes in handen. Maar wat is nou het beste? Welke vorm zorgt uiteindelijk voor de meest vruchtbare meeting?

Om te beginnen hangt de mate waarin boekers afhankelijk zijn van anderen samen met de grootte van het evenement. Organiseert u een kleine vergadering dan zult u hoogstwaarschijnlijk alle taken zelf kunnen doen. Maar de keuze om samen te werken heeft niet altijd te maken met afhankelijkheid. Soms kunt u er bewust voor kiezen om toch bepaalde taken uit handen te geven. Bijvoorbeeld de catering, de techniek, of het transport.

Richten op kernkwaliteiten

Iedere professional zou zich op zijn eigen specialiteit moeten richten. Als bepaalde onderdelen niet tot uw specialiteiten behoren, besteed deze taken dan uit aan mensen die wel die expertise bezitten. Op deze manier houdt u tijd en energie over voor de zaken waar u wel in uitblinkt. Idealiter behoort organiseren en sturing geven bij uw kwaliteitenpalet. Als u op een efficiënte manier samenwerkt en delegeert, kunt u veel werk uit handen geven. Dit betekent echter niet dat u rustig achterover kan leunen en de voeten op tafel kan leggen.

Wat betekent het dan wel? Een voortdurende bewaking van het proces, communicatie met alle betrokken partijen en een gedegen evaluatie achteraf. Sommige boekers vinden het bijvoorbeeld lastig om te zien wat wel en niet mogelijk is binnen beschikbare ruimtes. Een oplossing is dan om bijvoorbeeld de beursstand zelf te maken en uit te tekenen of te praten met een standbouwer; kortom een specialist die zoiets dagelijks doet.

Communicatie is key

Er is vaak een groot aantal mensen betrokken bij de organisatie van evenementen. Het is uitermate belangrijk dat iedereen op de hoogte is van wat van hen wordt verwacht. Sommige boekers maken alleen een draaiboek in hun hoofd. Dit zou een probleem kunnen zijn op het moment dat u zelf onverwacht afwezig bent. Een team dat een draaiboek met elkaar kan delen, loopt minder kans dat zaken anders gaan lopen dan gepland.

Stelt u voor: alles is tot op de seconde vastgelegd, maar de CEO van het organiserende bedrijf pakt ineens de microfoon voor een dankwoord. Die persoon bonjourt u natuurlijk niet zomaar het podium af. Communiceer vooraf duidelijk ook met de CEO en maak ruimte in het draaiboek voor onverwachte gebeurtenissen. Zorg naast een duidelijke briefing vooraf, ook voor een deskundige dagvoorzitter die de meeting in goede banen leidt.

Belangrijk bij de organisatie is dat u ervoor zorgt dat u iemand toewijst voor elk onderdeel. Als u transport bijvoorbeeld vergeet kan het voorkomen dat een meetinglocatie niet goed bereikbaar is. Als busvervoer is uitbesteed aan een leverancier, is het lastig om dit deel te overzien. Wees daarom altijd goed voorbereid, en rij zelf vooraf de route als u deze taak aan niemand hebt uitbesteed. Breng alle mogelijke knelpunten vooraf in kaart en bespreek dit specifieke onderdeel in het draaiboek met de leverancier.

Om contact soepel te laten lopen is het mogelijk om te communiceren met de duty manager van de locatie. Het is ook handig om deze voor te stellen aan de contactpersoon van de groep of de trainer voordat de bijeenkomst begint, zodat zij samen het programma of het draaiboek kunnen doornemen.

Iemand moet de leiding geven

Zoals bij elke teamsport zijn er individuele spelers, die elk eigen talenten hebben. Elk team heeft echter ook een aanvoerder nodig. Boekers zijn in feite de aanvoerder van hun team, hoe groot of klein deze ook moge zijn. Boekers staan er idealiter nooit alleen voor, hoewel de organisatie soms wel alleen in hun handen ligt. Gelukkig zijn er tal van handige tools en websites die helpen bij het organiseren van vergaderingen, congressen en andere events. Denk daarnaast ook aan het gebruik van allerhande registratiesystemen voor aanmeldingen, mailings en het uitdraaien van badges.