Effectief briefen: hoe vind ik de best passende locatie?

Het gebeurt regelmatig: in opdracht van een collega, opdrachtgever of leidinggevende zoek je naar dé locatie voor een bijeenkomst. Maar welke locatie past het best? Hoe meet je dat eigenlijk? En hoe brief je een locatieaanbieder?

Doelgroep en doelstellingen helder

Effectief briefen kan alleen als je weet wat je zoekt. Om te weten wat je zoekt en welke locatie het beste hierbij past, is het belangrijk dat je weet wie aanwezig zullen zijn op de bijeenkomst en wat doelstellingen zijn. Opgemerkt moet worden dat een evenement feitelijk geen doelstelling heeft, maar de verschillende stakeholders van datzelfde evenement hebben dat wél. Algemeen wordt gesteld dat je door middel van een event het gedrag van mensen kunt veranderen. Je wilt immers dat ze na het event of de vergadering iets anders of beter gaan doen dan voor het event. De doelstellingen van stakeholders kunnen in vier containerbegrippen worden samengevat die later uiteraard verfijnd dienen te worden. Mensen of organisaties willen:
• scholen/opleiden
• informeren
• verkopen
• netwerken
of een combinatie hiervan.

De juiste locatiekeuze

Als je weet wat men wil bereiken, kun je bepalen welke werkvormen hierbij passen en wat voor zalen en zaalzettingen wenselijk zijn. Pas dan kun je nadenken over locaties. Wanneer je een andere volgorde toepast (eerst locatie en dan zien we wel verder), beïnvloed je mogelijk het succes van het evenement en daarmee doe je je deelnemers tekort. Trends laten zien dat netwerken tijdens events alleen maar belangrijker wordt. Ook zien we een toename van interactieve sessies. Veel kennis kun je digitaal ontsluiten, terwijl ervaringen delen veel beter gaat als je dit in kleine sessies doet. Op deze manier gaan deelnemers écht deelnemen waarmee de leeropbrengst groter wordt. Dit alles heeft dus invloed op je locatiekeuze. Een andere trend is dat deelnemers zoeken naar een ‘beleving’: ze willen verrast worden, wat weer past bij de trend om ongebruikelijke locaties in te zetten. Met beleving kun je experimenteren, afhankelijk van doelgroep en doelstellingen. Stap eens uit de comfort zone, durf te vernieuwen: locatie, horeca, invulling van de bijeenkomst – alles kan bijdragen aan de beleving van een succesvol event. Het prikkelen van alle ‘zintuigen’ wordt in dit verband vaak genoemd.

Passende locatie

Je kunt dus pas zoeken naar een passende locatie als je weet op wie (doelgroep) de bijeenkomst zich richt en waarom (doelstelling) het wordt georganiseerd. Immers als het medewerkers zijn die uitgenodigd worden voor een bijeenkomst over verandermanagement, wil je graag ongestoord op ‘de hei’ zitten. Bij een internationaal gezelschap wil je op korte afstand van een luchthaven zitten. Ook Safety & Security is een trend voor events met internationale deelnemers, die we in de huidige onstuimige wereld vaak horen. Om maar een paar voorbeelden te noemen.

LSD

De crux om tot een goede keuze te komen, zit hem vaak in het uitstekend uitvragen van de opdrachtgever zodat alle gewenste details helder zijn en er in één keer correcte, vergelijkbare offertes aangevraagd kunnen worden. LSD is hierbij een goed geheugensteuntje: Luisteren, Samenvatten en Doorvragen. Door dit structureel te doen, voorkom je miscommunicatie en kun je ook beter verwachtingen managen.

Checklist

Het meest efficiënt werk je aan de hand van een checklist. Op internet kun je diverse checklists vinden als basis die je vervolgens (met elkaar) verder ontwikkelt zodat hij past in jullie werkveld. Dergelijke hulpmiddelen zijn nooit af, je zult de lijst in de praktijk continu bij moeten stellen zodat hij met de organisatie en met specifieke events mee kan groeien. Op deze checklist is een onderverdeling in de zogenaamde needs & wishes een must. Dit betreft de absoluut noodzakelijke, minimale faciliteiten om de bijeenkomst op het gewenste niveau door te laten gaan en wat zijn dan eventuele extra wensen – binnen budget – die het evenement waardevoller kunnen maken dan wel verder kunnen aankleden. Heel goed om in een vroeg stadium over na te denken.

Wees realistisch

Is er nauwelijks budget, dan moet je niet verwachten dat je in een 5 sterren de luxe locatie kunt vergaderen. Prijs staat overigens volledig los van het servicegehalte dat je wordt aangeboden. Een low-budget locatie kan zeer bevlogen en service-gerichte medewerkers hebben. Ook de flexibiliteit van een locatie is van belang. In hoeverre is men bereid om mee te denken vooraf en tijdens de bijeenkomst?

Appels met appels vergelijken

Als je goed voorbereid bent, dan is het zinvol om alle belangrijke details op papier te zetten bij de aanvraag van een locatie. Op deze manier kun je bij alle aanvragen exact dezelfde informatie delen en de locatie effectief briefen. Dan is de kans dat je appels met appels vergelijkt veel groter. Zorg dat je goed na hebt gedacht welke informatie je van de locatie wilt. Arrangementprijzen? Dan allemaal graag. Wil je informatie over bereikbaarheid en parkeren? Dan dient die vraag bij alle aanvragen gesteld te worden. Vergelijken wordt dan veel eenvoudiger. Maak hiervoor een matrix waarin je alle relevante aspecten opneemt zodat je snel kunt plussen en minnen. Welke locatie voldoet aan al je wensen en eisen?

Informatie delen

Via Worldmeetings hoef je slechts éénmaal je eisen en wensen kenbaar te maken. Op basis van jouw briefing gaan onze consultants aan de slag en selecteren uit meer dan 1.500 locaties de best passende. Van deze locaties ontvang je geheel vrijblijvend een offerte. Wij bouwen de offertes op dezelfde wijze op, zodat je de eerder genoemde matrix heel eenvoudig kunt invullen. Nog een pluspunt is dat informatie en feedback over andere bijeenkomsten en locaties centraal bij Worldmeetings bijeenkomen. Hier maken we uiteraard gebruik van! De consultants van Worldmeetings kunnen bogen op een enorme ervaring en nemen deze kennis mee in de locaties die zij voorstellen. Meer informatie? Neem gerust eens contact met ons op.

Deze blog is geschreven naar aanleiding van een World Café sessie die in december 2017 werd georganiseerd voor boekers van NUFFIC, onder leiding van Ingrid Rip van RREM. Wil je het volledige verslag lezen met nog meer tips & tricks? Klik hier en download de whitepaper.