Borreletiquette bij zakelijke bijeenkomsten

Formeel versus informeel vergaderen: beide vormen hebben zo z’n voor- en nadelen. Worldmeetings ziet een toename in het aantal zakelijke bijeenkomsten bij informele locaties, zoals restaurants. Steeds vaker plakken bedrijven een sociaal programma of een borrel aan een formele meeting. Wat zijn de do’s en don’ts tijdens deze momenten? Wat is de borreletiquette bij een zakelijke bijeenkomst?

Ontspannen setting

Vergaderen kan eigenlijk overal: in een vergaderzaal, maar ook in de auto of in een restaurant. Zolang er over werk wordt gesproken, is een bijeenkomst technisch gezien een vergadering. De grenzen vervagen alleen al snel als de setting niet langer zakelijk is, zoals in een café. Toch kan een borrel na een meeting tot vruchtbare resultaten leiden. Mensen zijn over het algemeen wat losser en sneller geneigd om te netwerken dan in een formele situatie.

Borreletiquette

Welke zaken stimuleren gunstige uitkomsten van een bijeenkomst en waar moet je als boeker voor uitkijken?

Wijn tijdens de lunch

Of dat Merlotje tijdens de lunch nu wordt geaccepteerd of niet verschilt van cultuur tot cultuur. Hoewel het in mediterraanse landen – of dichterbij, in België – heel normaal is om een wijntje te drinken tijdens de lunch is het in Nederland echt not done. Best apart, want bij zakelijke diners doen we er niet moeilijk over, terwijl er dan vaak nog een heel avondprogramma volgt.

Borrel na afloop

De lengte hiervan is soms lastig vast te stellen. In Nederland is het gangbaar om hier een uurtje voor in te plannen, maar het is uiteraard sterk afhankelijk van de doelstelling van de bijeenkomst. Als netwerken het doel is, is juist het sociale programma van groot belang en kan de borrel langer duren. Wat je in de meetingwereld veel ziet, is dat de borrel tijdens “filetijd” wordt gepland. Het voordeel hiervan is dat na afloop iedereen soepel naar huis kan rijden. In dat geval is het wel belangrijk dat je zorgt voor hapjes, want hoe dichter je bij etenstijd komt, hoe harder de magen beginnen te rommelen.

Voedsel- en drankaanbod

Beperk de alcohol tot wijn en bier en vermijd sterke drank. Veel aanwezigen moeten nog autorijden en het doel is uiteraard niet om mensen waggelend naar huis te laten strompelen. Zorg daarom ook voor non-alcoholische alternatieven. Je kunt je als organisator onderscheiden door meer keuze te bieden dan de “standaard” Spa Rood, jus en frisdrank. Denk aan bijzondere fruit- of groentesappen, een ijskoffie of een assortiment virgin cocktails.

Budget

Over het algemeen geldt: drankjes en hapjes kosten circa tien euro per persoon per vergadering. Ga daarbij uit van anderhalf drankje per persoon en een klein hapje. Het kan handig zijn om de kosten van drankjes op nacalculatie te laten berekenen, zeker als er achteraf een borrel plaatsvindt. Ongeveer zestig procent van de oorspronkelijk groep blijft hangen voor een borrel, dus dan is het handig om niet te veel drankjes vooraf te bestellen.

Omgeving

Voor zowel lunch, diners als borrels geldt: zorg voor een prettige omgeving die veel mogelijkheden biedt. Dus zoek naar een ruimte waarin het mogelijk is om te vergaderen, maar ook om lekker te eten en eventueel een borrel te houden. Dit kunnen klassieke vergaderlocaties zijn, maar een boerderij of omgebouwde fabriek kan ook heel geschikt zijn. En gezien het goede weer van de afgelopen weken, kan het ook origineel zijn om een deel van de activiteiten naar buiten te verplaatsen. Wie houdt er niet van een (vegetarische) barbecue na afloop van een vergadering?