De voor boekers onzichtbare kosten van annuleringen

Een doorn in het oog voor travelmanagers: annuleringen. Uit onderzoek van Worldmeetings blijkt dat het hoogst gemeten (gemiddelde) annuleringspercentage ooit twintig procent was. De travelmanagers zijn uiteindelijke degenen die opdraaien voor de kosten van die annuleringen. Hier volgen zes tips voor het terugdringen van deze uitgaven en het verbeteren van het boekingsgedrag.

1. Het probleem in kaart brengen

Om iets aan annuleringen te veranderen, is het in de eerste instantie zaak om te weten wie die annuleringen maakt, wanneer dit wordt gedaan, of veel vergaderingen vooruit worden geboekt en waarom er wordt geannuleerd.

2. Reisbeleid opstellen/aanscherpen

Pas als u bovenstaande data hebt, kunt u nagaan waar het precies misgaat. Daarop kunt u proberen het boekingsgedrag te beïnvloeden door concrete richtlijnen vast te leggen in een reisbeleid. Een reisbeleid beschrijft welke medewerkers wanneer en onder welke voorwaarden op reis gaan. Binnenlandse overnachtingen en vergaderingen maken in de regel ook onderdeel uit van een reisbeleid. Als vooraf duidelijk is wanneer en onder welke voorwaarden er een hotel- of vergaderaccommodatie gereserveerd mag worden, zal er meer weloverwogen geboekt worden.

3. Vooraf inzicht in boekingsvoorwaarden en kosten

Een definitieve reservering vormt een bindende afspraak. Zodra een reservering bevestigd wordt, zijn boekingsvoorwaarden van kracht. Het is belangrijk dat een de boeker vooraf goed op de hoogte is van de voorwaarden die gelden en de eventuele financiële consequenties die verbonden zijn aan het annuleren van een boeking.

4. Persoonlijke managementinformatie

Deel managementinformatie met boekers. Een grafische rapportage die in één oogopslag duidelijk maakt wat de gevolgen zijn van het eigen boekingsgedrag, kan de bewustwording aanzienlijk vergroten. Doordat de boeker ook de geannuleerde boekingen in het overzicht ziet staan, met de daaraan gekoppelde kosten, zal dit onmiskenbaar een eyeopener zijn.

5. Heldere en structurele communicatie

Het kan helpen om ambassadeurs op de werkvloer in te schakelen die communiceren over verantwoord boekingsgedrag. Dit zijn medewerkers die echte change makers zijn. Medewerkers laten zich immers sneller beïnvloeden door hun collega’s dan door een externe leverancier. De effectiviteit van de boodschap wordt hierdoor vele malen vergroot. Ook voorbeeldgedrag vanuit hoger management vormt een onderdeel van de communicatie en is essentieel om het gewenste gedrag te bewerkstelligen.

6. Hulp van Worldmeetings

Uiteindelijk zijn annuleringen natuurlijk niet helemaal te voorkomen. Mocht een accommodatie als gevolg van een annulering toch kosten in rekening brengen, dan is het de taak van Worldmeetings deze zoveel mogelijk te beperken. Bijvoorbeeld door te onderhandelen, te kijken of er mogelijkheden zijn tot verplaatsing of door de ruimte te laten vullen door een andere opdrachtgever.

Inge van Rooij, Adjunct Directeur Worldmeetings