Hoe een locatie bijdraagt aan het succes van een bijeenkomst

Om deze vraag te kunnen beantwoorden is bij de aftrap van de organisatie van een bijeenkomst één vraag cruciaal: “Wanneer is de bijeenkomst voor u een succes?” Stel hem aan je opdrachtgever! Zo mogelijk zorg je voor meetbaarheid van deze KPI (kritische prestatie indicator). Denk bijvoorbeeld aan een concreet aantal deelnemers, een bepaald percentage groei van het aantal geslaagden voor een cursus ten opzichte van een vorig jaar, een bepaald percentage groei in de beoordeling van de training of vergadering, et cetera. Maar het gaat veel verder dat dit. Het gaat ook om de prijs- kwaliteit verhouding van een heel arsenaal aan aspecten.

Om er enkelen te noemen:

• als mensen té ver moeten reizen met het openbaar vervoer
• als de kwaliteit van de koffie slecht is
• als mensen te lang in de rij moesten staan voor een lunch
• als de toiletten niet fris en schoon zijn
• als de WIFI niet over voldoende breedband beschikt.

Bij al deze aspecten zal men de bijeenkomst slechter beoordelen. zelfs wanneer de inhoud excellent is. Daarom is het zo belangrijk om vooraf alle vragen te stellen die je belangrijk acht. Hoe gaat de locatie om met zaken die anders lopen, die vergeten blijken te zijn, apparatuur die niet werkt. Kortom: hoe flexibel is de gekozen locatie?

Het gaat altijd om samenwerking

Iedereen die wel eens een event heeft georganiseerd, zal weten hoe belangrijk het is als de medewerkers van de locatie met je meedenken, vooruitdenken en dat stapje harder lopen om de bijeenkomst tot een succes te maken. Organiseren doe je nu eenmaal samen met een groot aantal mensen, ook al zien je ze niet altijd. Je hebt te maken met de locatie, cateraars, AV leveranciers, enzovoort. Zorg daarom ook altijd dat je voorafgaand aan de bijeenkomst navraag doet over de wijze van overdracht van jouw contactpersoon naar de mensen die de dag zelf op de vloer aanwezig zijn. Ben je zelf ter plaatse, bespreek het draaiboek dan bijvoorbeeld met een duty manager.

Memorabele events

Een trend is dat deelnemers zoeken naar een ‘beleving’: ze willen verrast worden en memorabele ervaringen meenemen na afloop van een bijeenkomst. Dit sluit aan op de trend om ongebruikelijke locaties in te zetten. Met beleving kun je experimenteren, afhankelijk van doelgroep en doelstellingen. Stap eens uit de comfort zone, durf te vernieuwen: locatie, horeca, invulling van de bijeenkomst – alles kan bijdragen aan de beleving van een succesvol event. Het prikkelen van alle ‘zintuigen’ wordt in dit verband vaak genoemd. Het kan ook zijn dat je een (bijzondere) locatie met een link naar het onderwerp van de bijeenkomst zoekt. Of een locatie in een stad waarbij het juiste netwerk van nature aanwezig is zodat sprekers, sponsors, deelnemers of bijvoorbeeld technische excursies eenvoudig gerealiseerd kunnen worden. Vaak worden de volgende voorbeelden genoemd: internationaal recht in relatie tot Den Haag en Architectuur in relatie tot Rotterdam.

Andere invloeden op succes

Wat beïnvloedt nog meer het succes van je bijeenkomst? Heel concreet: daglicht. Vergeet niet dat wanneer deelnemers een hele dag in een zaal zitten waar geen daglicht is, dit bergen energie kost. Heb je bij het samenstellen van het programma rekening gehouden met (voldoende) mogelijkheid om buiten even een frisse neus te halen? Hier kun je vrij eenvoudig invloed uitoefenen en toch wordt er vaak onvoldoende rekening mee gehouden.

Ook kan een te veel aan licht de ervaring beïnvloeden. Als je de hele dag tegen het licht in moet kijken naar een spreker, een scherm of een mede-vergaderaar, kan dat na verloop van enkele uren behoorlijk wat ongemak opleveren. Let hier dus ook op.

Een ander ‘onzichtbare’ beïnvloeder is akoestiek. Iedereen kent wel de nagalmende akoestiek van een kerk. Een enkele sessie in zo’n locatie kan toegevoegde waarde hebben – afhankelijk van je onderwerp en wat je wilt bereiken – maar een hele dag is slopend. Let dus op hoogte van zalen, niet te hoog, niet te laag en als het toch een hele hoge kale ruimte is, zijn er wellicht akoestische panelen in te hangen?

Wat ook onzichtbaar beïnvloedt, is ruimte, of het gebrek eraan. Verzuipen in een zaal is niet prettig maar het gevoel niet over voldoende bewegingsruimte te beschikken is evenzo vervelend. Mensen willen kunnen interacteren wellicht tijdens sessies en zeker daarbuiten. Als de pauzeruimte dan zo krap is dat je niet even uit de ‘drukte’ kunt stappen met een gesprekspartner, kan dan de ervaring nadelig beïnvloeden.

Eerlijk en betrokken

In alle voorbeelden gaat het erom dat je de doelstellingen kunt realiseren die vooraf gedefinieerd zijn én de wijze waarop de locatie hiermee omgaat. Is de locatie voldoende kritisch op de mogelijkheden die zij biedt of kan ‘alles’? Wees alert als je dit laatste aan de hand hebt. Uiteindelijk ben je meer gebaat bij een eerlijk “bij de buurman ben je voor dit event beter af”, toch? Hier ligt een belangrijke taak voor Worldmeetings. Betrokken advies is van onschatbare waarde voor alle partijen. Onze consultants zijn objectief en adviseren proactief als een andere locatie beter geschikt is. De consultants van Worldmeetings kunnen bogen op een enorme ervaring en nemen deze mee in de locaties die zij voorstellen. Meer informatie? Neem gerust eens contact met ons op!

Deze blog is geschreven naar aanleiding van een World Café sessie die in december 2017 werd georganiseerd voor boekers van NUFFIC, onder leiding van Ingrid Rip van rrem.nl.