5 weetjes over vergaderen die u nog niet wist!

Vergaderen is een alledaagse gewoonte binnen de arbeidsmarkt. Of het gaat om een contract afsluiten, een beslissing maken of een brainstormsessie, het gebeurt allemaal in eenzelfde omgeving. Maar… wat is eigenlijk de juiste omgeving? En wat wordt beschouwd als beste manier van vergaderen? Lees het antwoord op deze vragen in onderstaande 5 weetjes over vergaderen.

Dinsdag is de beste dag om te vergaderen

Vaak wordt een maandag volgeboekt met vergaderingen om de rest van de week te bespreken en in te plannen… Echter, maandag blijkt niet de geschikte dag om dit te doen. Sterker nog; maandag is één van de slechtere dagen. Dit heeft te maken met de weekstart, lange weekenden en simpelweg, drukte. Maar, wat is dan de beste dag?

Dinsdag is volgens een studie van YouCanBookMe onder ruim 2 miljoen respondenten de beste dag om te vergaderen. Nog specifieker, dinsdag om 14:30 uur is het beste en meest productieve moment voor een beslissende meeting.

De reguliere vierkante opstelling is de slechtste vergaderopstelling

Laten we eerlijk zijn, heb jij wel eens stilgestaan bij de keuze voor de opstelling van jouw vergadering? De meeste mensen niet. Wellicht is dit een idee om in volgende vergaderingen mee te nemen. Volgens wetenschappelijk onderzoek van TNO bleek namelijk dat van de 4 vergaderopstellingen (vierkant, bar, huiskamer en rond) de traditionele vierkante vergaderopstelling de slechtste vorm is voor een vergadering.

Blijkbaar roept de vorm van de tafel bepaalde associaties op. Bij een vierkante tafel zijn ze negatief omdat je letterlijk tegenover elkaar zit en daardoor meer geneigd bent om in de aanval te gaan, wat natuurlijk niet bevorderlijk is voor het groepsgevoel.
Wat is dan de beste opstelling om te vergaderen? Lees onze blogpost 5 tips om productiever te vergaderen.

Staand vergaderen is beter dan zittend

Staand vergaderen, ja echt waar. Steeds meer zien we bureaus waaraan je staand kunt werken. Maar staand vergaderen, dat is iets nieuws… 7% van onze communicatie bestaat uit woorden. De rest is non-verbaal. Wat je te zeggen hebt, heeft dus veel meer impact als collega’s het hele lijf zien! Maar dat is niet het enige.

Als we wetenschap mogen geloven is een staande vergadering productiever en sneller, namelijk 34% sneller dan een vergadering in comfortabele stoelen en verlengt het de levensduur met 10% volgens van der Ploegs onderzoek.

Een paar interessante feiten over vergaderen volgens de infographic van Atlassian. De gemiddelde deelnemer van vergaderingen geeft aan dat:

91% dagdroomt.
96% heeft wel eens een vergadering opzettelijk niet bijgewoond.
39% is wel eens in slaap gesukkeld.
45% heeft stress door het aantal vergaderingen dat ze bij moeten wonen.
73% voert tijdens een vergadering andere werkzaamheden uit.
47% klaagt dat vergaderingen op het werk de grootste tijdverspilling zijn.

Meer dan 7 deelnemers laat besluitvaardigheid dalen met 10%

U kent het wel… Die grote zaal, met een enorme tafel en tien, vijftien of soms wel twintig stoelen. Dat is na dit weetje verleden tijd. Althans, als we de wetenschap mogen geloven. Volgens Marcia Blenko, Michael Mankins en Paul Rogers van Bain & Co, auteurs van Decide & Deliver daalt de besluitvaardigheid met tien procent bij ieder extra persoon aan de vergadertafel. Dus, let op en kies de juiste mensen die daadwerkelijk relevant zijn voor de desbetreffende vergadering

69% van vergaderdeelnemers vindt de vergaderingen niet productief

Uit een wereldwijd onderzoek van Microsoft blijkt dat 69% van de respondenten in een vergadering, dit ervaart als “niet productief”. Dit komt door ongestructureerde schema’s, te laat beginnende vergaderingen, te veel irrelevante deelnemers of een ongeschikte locatie.

Weten hoe u de productiviteit van uw vergadering kunt verhogen? Bekijk onze blogpost; 5 tips voor een productieve vergadering.