5 Tips voor het boeken van externe vergaderruimte

Voor het maken van beslissende strategische keuzes kiezen organisaties vaak voor vergaderruimte “buiten de deur”. Zodat men zich in alle rust op belangrijke beslissingen kan concentreren. Best logisch. Maar hoe ga je dan te werk? Het boeken van externe vergaderruimte lijkt simpel, maar valt in de praktijk vaak tegen. Het volgende scenario doet zich regelmatig voor.

1. Keuze voor een vergaderlocatie

“Het lijkt me toch beter dat we buiten de deur vergaderen, anders worden we weer ‘lastig’ gevallen door de collega’s met operationele vragen.”, besluiten de afdelingen gezamenlijk. De financiële collega sputtert nog even tegen maar is dan ook om. Vragen en opmerkingen over waar, hoe lang, wanneer en of de lunch wel lekker is komen al snel op tafel. Alles moet bijdragen aan het succes van de meeting. Daar is iedereen het over eens.

De HR collega weet nog wel een vergaderlocatie geleid door mensen met een verstandelijke beperking. Niet iedereen is meteen enthousiast over dit idee. De ligging van deze locatie is namelijk niet zo gunstig. Gezamenlijk wordt daarom besloten om een aantal voorwaarden op te stellen waaraan de externe vergaderlocatie moet voldoen. Intern zijn er collega’s die wel een paar locaties kennen. “En anders hebben we altijd nog Google.”

Dan moeten er offertes worden opgevraagd. Twee collega’s van de afdeling Operationele zaken gaan aan de slag. Gelukkig hebben ze allebei ervaring met het boeken van externe vergaderruimte. Snel wisselen ze hun favoriete meeting locaties uit. Die voldoen dan wel niet helemaal aan de gestelde voorwaarden, maar dat komt vast goed. Als ze de locaties benaderen stuiten ze al snel op beperkte beschikbaarheid van vergaderlocaties. De gewenste datum blijkt nogal populair. Snel gaan ze terug naar de manager Operationele zaken voor een nieuwe datum. Jammer dat ze daarna nog een keer alle locaties moeten afbellen, maar uiteindelijk ontvangen ze van twee vergaderlocaties een offerte.

Tip 1: check eerst of de gewenste datum populair is. Zijn er grote congressen rond die periode, internationale events of de start van een nieuw (school)jaar? Dan is het druk bij locaties.

2. Onderhandeling over de prijs

De onderhandeling over de prijs van beide vergaderruimtes kost veel tijd. Bij de één was nog nooit geboekt. Zij kenden het bedrijf dan ook niet. En de contactpersoon van deze vergaderlocatie wilde in eerste instantie dan ook geen korting geven. Na lang aandringen werd er een kleine korting gegeven.

De andere locatie kende het bedrijf al wel. In het verleden is hier diverse keren geboekt. Maar ook hier was het moeilijk om te onderhandelen over kortingen en annuleringsvoorwaarden. Er waren namelijk voldoende aanvragen van andere klanten voor de gewenste datum. Jammer!

Tip 2: realiseer dat niet alleen het zoeken van geschikte locaties tijdrovend is, maar ook het onderhandelen over de juiste prijs en voorwaarden.

3. Randvoorwaarden bij het boeken van externe vergaderlocaties

De keuze van het bedrijf werd toch de onbekende locatie waar nog nooit geboekt was. Best spannend. Als dat maar goed gaat. Eerst is de afgevallen locatie geïnformeerd dat het niet doorging. Daarna werd de locatie van voorkeur geïnformeerd over het goede nieuws. In het gesprek dat volgde vernamen de organisatoren dat een vooruitbetaling gewenst was. Dat was een complete verrassing. Na lang aandringen lukte het de collega’s uiteindelijk andere afspraken hierover te maken.. Wel vroeg de locatie een korte schriftelijke bevestiging dat de factuur binnen 14 dagen na afloop betaald zou worden.

Tip 3: Steeds meer vergaderlocaties vragen om vooruitbetaling.  En ga eerst in overleg met de gewenste locatie, voordat je de afgevallen locatie informeert.

4. Afstemmen van de details

Naar mate de vergaderdatum dichter bij kwam,werd er steeds meer contact gezocht met de locatie. Details over de vergadering, opstelling van de zaal en dieetwensen, over alles moest gebeld worden.. Dat kostte de collega’s veel tijd, omdat ‘een ‘half woord’ niet genoeg bleek met deze nieuwe locatie. Tenslotte lukte het ook om met de locatie af te spreken dat bepaalde interne codes van het bedrijf vermeld zouden worden op de factuur.

Tip 4: Hou er rekening mee dat het veel tijd kost om alle details van een meeting te coördineren met de locatie. Als alles op orde is verloopt de vergadering soepel en is de kans op een ‘beslissende’ meeting het grootst.

5. Betaling van de vergaderruimte

De vergadering heeft plaatsgevonden. De nieuw locatie beviel goed, en de broodjes waren lekker. Na de meeting ontving het bedrijf de factuur van de locatie. Omdat de collega’s in een groot bedrijf werken, worden er interne codes gebruikt op de facturen. Deze waren doorgegeven aan de locatie, maar de afgesproken interne codes ontbraken op de ontvangen factuur. De factuur moest dus terug. Dit leidde weer tot discussie over de betaaltermijn van 14 dagen. Ging deze nu in na ontvangst van de eerste, incorrecte of na de tweede, correcte factuur?

Tip 5: Let er bij het afspreken van een betaaltermijn op hoeveel tijd het intern verwerken van een factuur kost. Dit is vaak langer dan de meeste mensen denken.

Bij Worldmeetings.com bespaart u kosten en moeite op het boeken van externe vergaderruimte

1. Worldmeetings.com kent de beschikbaarheid van vergaderdata in de markt van vergaderlocaties. Als specialist zijn wij ‘dag in dag uit’ actief in deze markt. Het is ons werk!
2. Worldmeetings.com heeft meer dan 2.000 locaties gecontracteerd in Nederland tegen scherpe prijzen en goede voorwaarden. Wij bieden klanten korting die je niet krijgt bij zelf boeken. Bovendien kost het contracteren van een meeting locatie gemiddeld 4 uur per jaar. Dat levert al een voordeel op van circa € 120 per locatie.
3. Worldmeetings.com kent een 30 jaar trackrecord met locaties waardoor vooruitbetaling tot een minimum is teruggebracht.
4. Worldmeetings.com werkt met een ‘state of the art’ online platform voor het aanvragen en boeken van externe meetings. Iedere opdrachtgever is onderdeel van een vast team waardoor de relatie klant – Worldmeetings gegarandeerd is., ongeacht welke locatie geboekt wordt. Voor een medewerkers van een bedrijf kost de coördinatie van het boeken van een meeting gemiddeld 4 uur. Weer € 120 die u niet kwijt bent als u via Worldmeetings.com boekt.
5. Worldmeetings.com werkt met een 1-crediteur systeem voor haar opdrachtgevers. Centrale facturatie realiseert een indirecte besparing per factuur van: € 55.