5 Tips voor een productieve vergadering

Vergaderen… Vaak wordt dit niet beschouwd als favoriete bezigheid. Echter, vergaderingen zijn nodig om knopen door te hakken en beslissingen te maken. Uit onderzoek blijkt dat we gemiddeld zo’n 30 uur per maand in vergaderingen zitten. Dus kunnen we deze maar beter zo goed en productief mogelijk invullen.  

Hieronder 5 tips voor een productieve vergadering om een “saaie” vergadering om te toveren in een effectieve meeting!

Tip 1: Structureer de vergadering met behulp van de P.O.S.T–method

Een gestructureerde meeting levert meer en gemakkelijker resultaten. De P.O.S.T – method, is een vergaderstructuur dat streeft naar effectiviteit, staande voor; Purpose, Structure, Outcome, Timing.

Oftewel; Ken uw doel, vergader volgens structuur, streef naar resultaat en denk aan de timing. Met het volgen van deze methode zal de meeting sneller en doelgerichter verlopen.

Tip 2: Pas uw vergaderopstelling aan

Heeft u wel eens gedacht aan het aanpassen van de vergaderopstelling waarin u vergadert?

Door de inrichting aan te passen aan het doel van de vergadering kan de vergadering effectiever, rustiger, nuttiger en plezieriger verlopen. Uit wetenschappelijk onderzoek van TNO blijkt dat de baropstelling het best is voor samenwerkingen, een huiskamersfeer ideaal is voor gevoelige onderwerpen en de ronde tafel het best werkt voor veel andere vergaderdoelen.

Tip 3: Het fenomeen “Speedy Meetings”

Google is gekomen met het fenomeen “Speedy Meetings”. Een manier van vergaderen, waarin er bij een vergadering van een uur, 50 minuten wordt ingepland; en bij die van een half uur, 25 minuten. Dit om in deze besparende minuten, jezelf en alle andere deelnemers van de vergadering even een paar minuutjes rust te gunnen. Dit zorgt voor optimale focus en rust.

Een ideale combinatie om uw doelen te bereiken. (en uw medewerkers tevreden te houden 😉 ).

Tip 4: Inspiring meetings

Een inspirerende meeting kan in wonderbaarlijke uitkomsten resulteren. U kunt dit realiseren door bijvoorbeeld op unieke locaties te vergaderen. Volgens Vergaderen buiten de deur heeft een positief effect op het verloop van de vergadering. Een nieuwe ruimte zorgt namelijk voor nieuwe ideeën en inzichten.

Laat u inspireren door de ruimte en de energie van een vergaderruimte buiten de deur. Een nieuwe locatie zorgt voor focus en concentratie. Op die manier doet iedereen actief mee en ontstaat er positieve energie in de groep, wat bijdraagt aan uw beslissende meeting. Bekijk hier een aantal inspirerende vergaderlocaties.

Tip 5: Verdeel de rollen gedurende vergadering

Misschien klinkt dit erg cliché. Echter, het verdelen van rollen wordt vaker vergeten dan u denkt. Reflecteer op uzelf; Verdeelt u de rollen tijdens een vergadering?

Het verdelen van de rollen is van cruciaal belang om een efficiënte meeting te laten slagen. Door bij iedere vergadering een (verschillende) voorzitter en notulist aan te wijzen, zorgt deze diversiteit voor effectiviteit en efficiëntie. Daarbij is het waarborgen van de structuur hierin enorm van belang.

Meer weten over vergaderen en bijvoorbeeld hoe je een verstikkende vergadercultuur doorbreekt? Lees hier de oplossingen van vergaderexpert Rob de Haas