Online vergaderen leuker en productiever: 5 do’s en don’ts

auteur: Rob de Haas

Als we ons oude vergadergedrag kopiëren naar het scherm is dat de snelweg naar thuisburn-outs en collectieve uitputting. Eén van de grootste boosdoeners is het verleidelijke (maar stompzinnige) idee dat we allemaal de hele dag beschikbaar zijn voor vergaderingen, omdat we toch thuis zijn. We schieten achteloos elkaars agenda vol, liefst strak tegen elkaar aan. Met als gevolg dat iedereen het gevoel heeft nauwelijks op adem te kunnen komen, alsof je de hele dag ‘aan’ staat.

Met deze vijf do’s en don’ts kun je snel veel winst boeken en worden je online vergaderingen niet alleen productiever, maar ook leuker:

De 5 do’s van online vergaderen

1. Spreek met elkaar etiquetteregels af

De één zit uitgebreid te eten, de ander schuift aan in trainingspak of badjas, mensen die ineens van het scherm weglopen. Om onnodige ergernis te voorkomen, kun je samen een paar gedragsregels afspreken om digitaal goede discussies met elkaar te voeren. Denk daarbij aan dresscode, gezamenlijk inloggen voor wat ‘small talk’, altijd beeld aan en aangeven dat je even weg moet.

2. Maak vooraf rollen bekend

Bij virtueel samenwerken is het nog belangrijker dat we elkaars verwachtingen managen, zodat iedereen weet wat er van hem wordt verwacht. Sommige rollen kunnen deelnemers er gemakkelijk bij doen, andere niet. Door vooraf te weten wat je rol is, weet iedereen vanuit welk perspectief hij aanschuift. De meest voorkomende rollen zijn:

• De moderator (regie)
• De verslaglegger
• De expert (specialisme en ervaring)
• De deelnemer (teamperspectief)
• De observator (check op aandachtspunten)

3. Vergader maximaal 45 minuten

Onze natuurlijke manier van communiceren wordt via het scherm sterk beperkt. Omdat we via het scherm eigenlijk alleen onze stem tot onze beschikking hebben,  gaan we overcompenseren om de boodschap zo goed mogelijk te verstaan. Uitermate vermoeiend. Om die reden zouden we niet langer dan drie kwartier achter elkaar moeten vergaderen. Duurt de vergadering langer, pauzeer tijdig.

4. Knip lange discussies op in kleinere eenheden

Belangrijke discussies vragen veel aandacht van alle deelnemers. Uit onderzoek blijkt dat we hooguit zo’n 10 tot 15 minuten naar iemand kunnen luisteren, daarna verslapt onze aandacht snel. Zo’n eendimensionale woordenstroom vergt het uiterste van ons. Hoe kunstmatig het ook mag overkomen, vanuit deze wetenschap is het goed met elkaar een aangenaam ritme te hanteren voor langere discussies, waarin je op tijd pauzeert.

5. Streef naar maximale groepsgrootte van 5 tot 7 mensen

De grondregel ‘je hebt 1 gesprek met een groep van maximaal 7 mensen, je hebt twee of meer gesprekken bij een grotere groep’, is online nog meer van toepassing. Dan zijn discussies gemakkelijker te voeren en kom je ook sneller tot een besluit. Wil je toch dat de hele groep van vijftien of twintig met elkaar discussieert, deel de groep op in subgroepjes en laat ze in break-out rooms discussiëren. Na terugkoppeling in de hele groep, kun je en petit comité met de inzichten van de hele groep een verantwoord besluit nemen.

De 5 don’ts van online vergaderen

1. De mute-knop gebruiken

Als je mensen na afloop vraagt waarom dit nou zo’n goede discussie was, dan geven ze eigenlijk altijd terug dat iedereen actief en betrokken was. Dat gaat niet werken als mensen tijdens de discussie ineens de mute-knop aanzetten, en zich daarmee buiten de discussie plaatsen.  Spreek met elkaar af dat op het moment dat je actief de discussie ingaat, niemand de mute-knop gebruikt. Zodra mensen namelijk de mute-knop aanzetten, zijn ze afgeschakeld en gaan ze hun e-mail checken, whatsappen, de hond uitlaten, vakantie boeken, enzovoort.

2. Continu achter elkaar vergaderen (back-to-back)

Er zijn nogal wat mensen die bijna continu virtueel aan het vergaderen zijn; eigenlijk onmenselijk. Niet gek dat mensen aangeven dat thuiswerken zoveel vermoeiender is. Doorbreek deze slopende gewoonte door regelmatig wandelend beloverleg in te plannen, of  met elkaar een vergaderloze dag af te spreken. Want hoe je het ook wendt of keert, vier meetings van drie kwartier achter elkaar betekent namelijk gewoon drie uur continu vergaderen!

3. Notulen maken en rondsturen

Wie leest na de meeting nog alle notulen? Waarom zou je nog eens willen nalezen wie wat heeft gezegd? De notulen zijn zoals de aantekeningen van de colleges tijdens je opleiding, die lees je achteraf nooit meer. De focus moet bij verslaglegging liggen op de kern waarvoor we bijeenkomen: samenkomen om via nieuwe inzichten besluiten te nemen die de wereld erna veranderen. Alle meetings zijn dan ook samen te vatten in vijf categorieën: besluiten, acties, tijdlijn, eigenaar, communicatie intern/extern (BATEC).

4. De rondvraag

De rondvraag kan nogal eens ontaarden in ongewenste discussies en improvisaties die je zeker op het scherm dient te voorkomen. De één komt met iets, waarop de ander dan spontaan reageert, wat bij nummer drie de nodige associaties oproept… Voordat je er erg in hebt, zit je op het niveau van kroegpraat en loopt de vergadering weer uit. Er zijn andere manieren en kanalen om nieuwe agendapunten of inzichten naar aanleiding van de vergadering met elkaar te delen. Maar niet nu, onvoorbereid en net voor het einde van het overleg. Organiseer ‘uitlogtijd’, waar je samen kunt uitblazen en hardop nog wat mijmert over wat gezegd is; mogelijk komen er dan thema’s op die je wilt agenderen op de volgende meeting.

5. Steeds dezelfde fouten blijven maken (doordat we niet evalueren)

We hebben al eeuwen fysieke ontmoetingen, en nu ineens moet dat allemaal virtueel. We doen hartstikke ons best, met alle goede intenties. Maar er gaat nog best veel mis. Om ervoor te zorgen dat we steeds iets beter worden, is evaluatie onmisbaar. Je kunt meetings ook even kort evalueren met elkaar door iedereen vooraf en na afloop de ‘energie’ aan te laten geven met een score van 0 tot 10.