#Meetworldmeetings De groei door de ogen van Kim

Kim is al sinds 2004 werkzaam bij Worldmeetings.com. Daarmee is zij de langst zittende werknemer. Al ruim 16  jaar werkt zij op Customer Support en groeit ze mee met het bedrijf. Maar hoe heeft zij deze groei ervaren en wat is er allemaal veranderd bij Worldmeetings.com? Kim vertelt het ons.  

Even voorstellen

“Hi, ik ben Kim, 42 jaar en ik kom uit het Westland, maar ik woon in Den Haag. Na de middelbare hotelschool in Den Haag ben ik aan de slag gegaan als frontoffice medewerker bij Mercure in Den Haag. Naast dat ik merkte dat ik behoefte had aan meer regelmaat in mijn leven en geen wisseldiensten meer wilde draaien, vond ik het werk bij de receptie niet zo leuk meer. Via Mercure kende ik Worldmeetings.com en het leek mij leuk om aan de andere kant te zitten: locaties boeken voor verschillende opdrachtgevers.

Zo ben ik bij Worldmeetings.com terecht gekomen op de Customer Support afdeling. Hier doe ik verschillende dingen. Zo maak ik reserveringen voor meeting locaties en hotelkamers, verwerk ik facturen, los ik klachten op en benader ik locaties die nog niet in ons bestand staan. Ook benader ik boekers om te vragen hoe het gaat en of ze nog wensen hebben. Wanneer er een nieuwe collega op onze afdeling komt, help ik bij het inwerken, en daarnaast begeleid ik stagiaires.”

Terugblikken

In de afgelopen 16  jaar zijn er een hoop processen veranderd en is Worldmeetings.com meegegroeid met de tijd. Maar hoe waren die processen toen Kim net bij Worldmeetings.com kwam werken?

Kim: “Toen ik net bij Worldmeetings.com kwam werken, heetten we nog Hotel Contact en ging alles nog handmatig. De offertes werden handmatig ingevoerd, werden uitgeprint en in een map gedaan. De brochures en flyers gaven we fysiek aan klanten en locaties. De meeste aanvragen gingen telefonisch. Later werd dit grotendeels gedigitaliseerd. Offertes stuurden we vanaf dat moment “via het systeem”. Ook brochures en flyers verstuurden we digitaal. Facturen gingen aanvankelijk nog wel handmatig.”

“Toen ik begon bij Worldmeetings.com was de uitdaging om te zorgen dat alles correct op de offerte stond. Als een klant belde en een hotelkamer zocht voor dezelfde dag, was het een uitdaging om die te vinden, omdat alles handmatig ging. Maar als het dan lukte, gaf het een goed gevoel om te horen dat de klant tevreden was.”

Huidige situatie

“Het hele proces is nu gedigitaliseerd van offerte-aanvraag tot het sturen van facturen. In plaats van zelf reserveringen te maken controleren we nu of het proces goed verloopt. Dat is wel echt een verandering. Waar ik voorheen veel meer klantcontact had, zowel telefonisch als via de e-mail, is dat nu beperkt. Klantcontact verloopt nu voornamelijk via eBird. (een notificatiesysteem dat klanten informeert over wijzigingen en acties – red.). Toch vind ik nog steeds het contact met klanten en de klant tevreden zien, het leukst aan mijn werk, ook al is dat proces veranderd.”

“Wel vind ik het lastiger om te binden met nieuwe klanten. Vooral met kleine klanten, omdat die minder vaak boeken. Maar als ik dan eenmaal contact heb klanten dan vind ik dat heel leuk. Wat ik nu wel een uitdaging vind is het binden van nieuwe locaties, omdat ik dit te weinig doe. Daarnaast moet dat werk je ook liggen.”

Kims ervaring.

“Er is dus veel veranderd in de afgelopen jaren, hoe heeft Kim dit ervaren?

Kim:”In het begin ging alles handmatig. Facturen moesten handmatig worden gemaakt. Ik wist dat ik niet zo goed was met cijfers, maar door te vragen en te doen ging het goed. Toen later steeds meer automatisch ging, vertrouwde ik het systeem nog niet helemaal. Maar naar mate ik er mee werkte kreeg ik meer vertrouwen en ging het goed. De overgang naar een geautomatiseerd systeem was een grote uitdaging, maar we moesten dit doen en door het gewoon te doen lukte het toch.”

“Ik heb mensen zien komen en zien gaan. Ik werk nu met een fijn team, het is gezellig en er wordt af en toe een lolletje gemaakt. Soms was het wel lastig om te zien dat mensen snel vertrokken nadat ik zo veel tijd erin had gestoken om ze in te werken. Maar als ik dan iemand had ingewerkt die wel lang bleef, was ik daar trots op. De laatste tijd gaan we ook steeds meer samen als kantoor leuke dingen doen. Dat vind ik erg leuk. Ik weet niet hoe de toekomst loopt, maar voor nu zit ik hier op mijn plek.”

Wil jij ook onderdeel uit maken van deze groei of ben je benieuwd naar wat Worldmeetings.com jou kan bieden? Bekijk dan de vacatures of stuur een open sollicitatie. We zijn altijd op zoek naar versterking van ons team!