Cyclisch inkoopproces
Een cyclisch inkoopproces is het managen van het inkoopproces op een representatieve manier. Door eenmalig gegevens in te stellen kunt u vervolgens op een gemakkelijke manier, zonder omkijken inkopen. Veelvoudig wordt het cyclisch inkoopproces onderverdeeld in de volgende 4 fasen:
- Inkoopanalyse en -strategie
- Inkooptraject
- Implementatie
- Contractbeheer en leveranciersmanagement
Fase 1: Inkoopanalyse en -strategie
De eerste fase is bepalend. Het loont om langer na te denken over de organisatie van een aanbesteding, het in kaart brengen van alle betrokkenen en de scope van het project. Deze fase mag gerust langer duren als strikt genomen nodig is, want dit is een (tijds-)investering die men ruimschoots terugverdient met een betere uitvraag.
Dit resulteert in een strategiedocument dat de kaders van het project aangeeft. De inkoper ‘koopt’ in deze fase speelruimte voor zichzelf en voorkomt dat hij/zij in latere fases ineens te maken krijgt met onverwachte bemoeienis uit de eigen organisatie.
Fase 2: Inkooptraject
Het traject begint dus met het maken van een goede start. Is dit eenmaal georganiseerd, dan is het tijd voor fase twee, het vertrouwde ‘ouderwetse inkopen’ waar bijna alle stappen van het lineaire model in opgesloten zitten.
Voordeel hiervan is dat de inkopende organisatie een beroep kan doen op de kennis ‘in de markt’, iets waar zij anders deels aan voorbij zouden gaan.
Fase 3: Implementatie
Na het oude, vertrouwde inkopen in fase twee volgt de implementatie van het contract in fase drie. Dit is vaak een onderschatte fase. Als een organisatie bijvoorbeeld overgaat naar een nieuw ICT-systeem moet er wel sprake zijn van operationele continuïteit.
Te weinig aandacht voor deze fase resulteert echter al snel in chaos en veel verspilde energie die men liever elders aan had besteed.
Fase 4: Contractbeheer en leveranciersmanagement
Met fase vier is de cirkel rond. Het gaat hier om operationele inkoop en contractbeheer, met bijbehorende zaken als prestatiemanagement, inkoop-portfoliomanagement, leveranciersstrategieën, ketensamenwerkingen en partnerschappen.
Alle lessen uit het beheer in fase vier kunnen mee naar fase één bij de volgende aanbesteding, waarmee de organisatie voorkomt dat het keer op keer dezelfde fouten maakt.
Volledige beschrijving over het cyclisch inkoopproces? Download het whitepaper
Kortom, cyclisch inkopen is anders dan traditioneel inkopen. “Traditionele inkopers zitten vooral in fase twee te pierewaaien, maar er moet echt iets anders gebeuren” (Van Berkel Schoonen, 2019). Inkoop is in toenemende mate op zoek naar mensen die het hele rondje kunnen maken. Zijn deze mensen moeilijk te vinden? Neem dan in ieder geval verschillende specialisten aan boord die alle fasen van de inkoopcyclus kunnen doorlopen. Op die manier voegen zij grote waarde toe aan hun organisatie.
Worldmeetings.com en cyclisch inkoopproces
”Het cyclisch inkoopproces past perfect bij onze dienstverlening”, stelt Inge van Rooij, voormalig adjunct-directeur van Worldmeetings.com. “Dat bedrijven vooraf een strategie opstellen en een uitgebreide analyse doen van interne en externe factoren, maakt dat de uitvraag richting de markt verbetert en er in fase vier gezamenlijk aan beoogde doelen gewerkt kan worden.”
Duurzame relatie
Een bijzonder kenmerk van Worldmeetings.com is de hoge afnemersoriëntatie, die verankerd is in de dienstverlening. Medewerkers zijn ingedeeld in multidisciplinaire klantteams, die crossfunctioneel werken aan het identificeren, aantrekken en behouden van de meest waardevolle klanten voor de organisatie. “Dit stelt ons in staat om individuele klantvoorkeuren te herleiden en hier optimaal op in te spelen”, zegt Van Rooij. “Specifieke organisatiebrede vragen worden ingebed in de dienstverlening en leiden tot maatwerkoplossingen, speciaal ontworpen of in co-creatie ontwikkeld. Alles is gericht op het bouwen van een duurzame klantrelatie.”
Vandaar ook dat ‘fase vier’ voor Worldmeetings.com zo belangrijk is, aldus Van Rooij. “Hier wordt de relatie op lange termijn gebouwd.”
Door cyclisch inkopen besteden opdrachtgevers veel gerichter aan en is het voor leveranciers beter mogelijk om in te spelen op de uitvraag. “Wij kunnen dan een passende aanbieding doen, die de basis legt voor een goede samenwerking.”