Inkoopproces
Veel inkopers werken met een inkoopproces. Dat is terecht, want het biedt vele voordelen. Maar wat is het precies en hoe zien de stappen eruit?
Wat is een inkoopproces?
Een inkoopproces is een werkwijze waarin er met een opeenvolgende rij aan werkzaamheden de inkoop van producten en/of diensten wordt gerealiseerd. Vaak worden deze werkzaamheden stapsgewijs genomen om zo tot een besluit te komen. Een goed inkoopproces zorgt voor het behalen van winst op twee manieren: financiële winst en tijdwinst. Manieren om deze winsten te realiseren zijn:
- Besluit tot samenwerking met één leverancier zorgt voor duidelijke afspraken
- Eén systeem/ manier van werken levert de gehele organisatie een fikse tijdsbesparing op
- Afspraken voor de lange termijn zorgen voor besparingen, mits de afspraken naar tevredenheid zijn natuurlijk
- Schaalvoordelen van een grote leverancier leveren vaak de beste prijs boven inkoop bij vele kleinere leveranciers
Waarom werken met een inkoopproces?
Zoals eerder vermeld kan een goed inkoopproces u tijd en geld opleveren. In plaats van direct een aantal leveranciers te benaderen voor een voorstel, brengt u vooraf de behoeften van uw organisatie in kaart. Inkoop vanuit strategisch perspectief dus.
Door een goed inkoopproces behoudt u de controle over uw inkoop. Het biedt u:
- Een helder, transparant proces
- Inzicht in hoe aanbiedingen van leveranciers aansluiten bij de behoefte in uw organisatie
- Overzicht over het proces en daarmee de mogelijkheid uw tijdlijn te bewaken
- Een overall view en inzicht in de details van behoefte, leveranciers, aanbiedingen en aankopen
- Directe inzichten in prijsafspraken, budgetten en contracten met leverancier
Hoe zien de stappen eruit?
Prof. Dr. Arjan Van Weele definieert het inkoopproces aan de hand van 6 stappen:
- Specificeren: Hierin bekijkt u wat voor producten of diensten u in de organisatie nodig heeft
- Selecteren: Hier maakt u een selectie van leveranciers en beoordeelt deze op basis van de behoefte/criteria vanuit de organisatie
- Contracteren: In deze fase onderhandelt u met de leverancier en tekent u het contract met de juiste afspraken
- Bestellen: Hier worden de eerste orders geplaatst
- Bewaken: Contract, bestelling en factuur bewaken en bevestigen
- De nazorg en evaluatie: Eventuele klachten afhandelen en relatie met leverancier optimaliseren door afspraken
Kunt u deze stappen gebruiken voor elk soort inkoop?
Ja. In stap 1 en 2 stel uw criteria op en selecteer de juiste leverancier voor uw product of dienst. Deze criteria zorgt ervoor dat deze stappen opmaat zijn voor de organisatie.
Bovenstaand stappenplan van Van Weele is dus ingericht voor ieder soort inkoop in elke branche. Eén van de branches is bijvoorbeeld inkoop van hospitality locaties (meetings/hotel/restaurant/event). Over deze categorie kunt u alles lezen in het whitepaper “10 redenen waarom de inkoop van vergaderlocaties loont”.
Duurzaamheid in het inkoopproces
Duurzaam inkopen of “Maatschappelijk Verantwoord Inkopen” is bewust kiezen gedurende het inkoopproces. Per stap uit het stappenplan voor een inkoopproces kunt u bepalen hoe u deze op een duurzame wijze kan inrichten. Bijvoorbeeld:
1.) Specificeren: Is het product of dienst dat u inkoopt duurzaam? Wat is de uitstoot tijdens de productie of is het verlenen van de dienst milieuvervuilend? Zo ja, ga op zoek naar alternatieven ter reductie van CO2.
2.) Selecteren: Bij het selecteren van leveranciers kijkt u direct naar hoe duurzaam deze organisaties zijn. Hierin kunt u bijvoorbeeld kijken naar ISO 14001 certificering en waardering door duurzaamheidsbeoordelaars als MVO-register en Ecovadis. Hiermee creëert u een voordeel voor organisaties die hun negatieve milieu impact verminderen!
3.) Contracteren: Sluit een contract met voorwaarden betreft duurzaamheid. Nog beter: formuleer een KPI en zorg er met de leverancier voor dat u deze behaalt. De KPI vormt de basis van uw duurzame samenwerking.
4.) Bestellen: Ook als u met een duurzame leverancier werkt, kunnen de producten nog steeds in duurzaamheid uiteen lopen. Neem als voorbeeld de inkoop van vergaderlocaties en hotelovernachtingen. Boekers hebben bij het reserveren nog steeds de mogelijkheid om voor niet-duurzame locaties te kiezen. Het is dan aan u of u deze mogelijkheid open laat. Wilt u verzekerd zijn van “groene boekingen”, dan zult u of met uw boekers om de tafel, of met uw accountmanager overleggen wat de mogelijkheden zijn. Ga dus na of uw product of dienst op een duurzame manier wordt geleverd. Denk hierbij aan verzending, te maken km’s, CO2 uitstoot en meer.
In de laatste twee stappen van het inkoopproces is het van belang dat u de “duurzame” samenwerking bewaakt. Zorg dat afspraken worden nagekomen om op deze manier consequent CO2 te reduceren.
Bekijk hier het inkoopbeleid voorbeeld van inkoper Patrick.