Online vergaderen: no flow, no glory

Auteur: Rob de Haas 

Een van de grootste boosdoeners bij online meetings is het verleidelijke, doch stompzinnige idee dat, omdat iedereen thuis werkt, we aannemen dat we allemaal altijd en voor iedereen beschikbaar zijn voor vergaderingen. En hup, we schieten achteloos elkaars agenda vol, liefst strak tegen elkaar aan. Met als gevolg dat iedereen het gevoel heeft nauwelijks op adem te kunnen komen, alsof je de hele dag ‘aan’ staat. Dat noem ik de snelweg naar thuisburn-out en uitputting.

Doorbreek het ‘lopende band’- gevoel

Om ervoor te zorgen dat iedereen ruimte voelt om op adem te komen lijkt het raadzaam om ook ruimte te maken voor het zelfstandig werken aan klussen en projecten. Dat kun je doen door met elkaar afspraken te maken over bijvoorbeeld:

• vergaderloze dagdelen of een vergaderloze dag
• mentale buffertijd invoeren: je plant 1 uur, maar je spreekt met elkaar af dat je netto 45 minuten vergadert, zodat je ‘transporttijd’ hebt
• vaste lunch – en breaks op de dag waarop niet vergaderd wordt
• vaste blokken over de week voor zelfstandig werk

”Uit analyse van 19 miljoen internationale vergaderingen door onze online planningstool Doodle, blijkt dat zo’n 44 procent van de werknemers aangeeft dat hij zijn werk niet af krijgt door slecht georganiseerde vergaderingen.” (Gabrielle Ottino, CEO Doodle, 2019)

Goed online vergaderen gaat helemaal niet vanzelf, voorbereiding is ‘key’

Stiekem hopen we steeds weer opnieuw dat het ‘vanzelf’ wel goed komt als we de juiste mensen bij elkaar hebben. Alsof je per definitie een geweldige scene hebt als je zomaar een paar goede acteurs en actrices op de bühne zet. Niet dus, daar gaat een hele goede voorbereiding aan vooraf. Dat geldt ook voor goede online discussies: dat vraagt voorbereiding. Hieronder volgen enkele tips waarmee je online meetings productiever en leuker maakt.

Tip 1: Verleid de mensen

Hoe leuk is het om te midgetgolfen zonder putje? Niet echt, we missen richting, een magneet waartoe we ons aangetrokken voelen. Zo ook bij meetings. We hebben een uitdaging nodig die ons intellectueel en emotioneel uitdaagt. En als we hierdoor betrokken raken, kunnen we er ook goed voor gaan of netjes afzeggen.

Nu we thuis zitten willen we nog meer dan voorheen weten wat er van ons verwacht wordt. Want achter het scherm met elkaar gaan improviseren, daar gaat de rijst niet van koken. Je doet dat door:

• alleen belangrijke thema’s op de agenda te zetten die voor het hele team gelden; het helpt enorm wanneer je vooraf checkt welke onderwerpen vooral via bila’s of per mail afgehandeld kunnen worden.
• vooraf het gewenste eindresultaat bij het agendapunt te plaatsen. Zo weet iedereen wat het doel is van de bespreking. Je verleidt professionals met een aantrekkelijk perspectief: een besluit met impact, een complex vraagstuk of een discussie over een heet hangijzer.

Tip 2:  Formuleer stevige uitdagingen

Als je wilt dat meetings het verschil maken, dan is het goed om dat vooraf scherp neer te zetten in de verwachtingen die je hebt. Het gaat bij alle meetings altijd om slechts een handjevol acties. Hieronder zie je deze acties met daarbij schuingedrukt een voorbeeld van een flinke uitdaging:

• Oplossingen bedenken: we hebben het conflict met onze sterklant zo opgelost, dat zowel klant als wij hiermee zeer tevreden zijn.
• Ideeën genereren: voor situatie X hebben we tenminste 2 geweldige, nieuwe ideeën bedacht.
• Zaken met elkaar verkennen: een mogelijke overname houdt de gemoederen flink bezig; we gaan bij dit agendapunt louter onze vooroordelen en invalshoeken rond om de mogelijke overname te verkennen.
• Situatie verklaren en toelichten: er is een gevoelig besluit genomen over het samen gaan van twee afdelingen; de thema-eigenaar geeft tekst en uitleg.
• Informatie geven en delen: hoe gaan we nu samenwerken in de hybride wereld; de visie door directie wordt als een praatstuk besproken waarbij ieders inbreng serieus wordt genomen.
• Producten, programma’s, diensten en systemen evalueren: we hebben de conceptversie van onze ‘service level agreement’ beoordeeld en voorzien van de laatste verbeteringen.

Tip 3. Voorzie elk agendapunt van een tijdsblok

‘Het werk duurt net zo lang als de tijd die hiervoor beschikbaar is.’ (Wet van Parkinson)

Door tijd toe te kennen aan een bespreking zet je de discussie onder tijdsdruk. Over het algemeen presteren mensen beter onder tijdsdruk. Als we met elkaar geen tijd afspreken, is er een goede kans dat we de tijd vergeten en uitlopen. Andere agendapunten of vervolgafspraken komen dan in het gedrang. Wanneer de moderator ziet aankomen dat de bespreking meer tijd vraagt, kan hij voorstellen:

• Nu stoppen, volgende keer op de agenda
• Nu doorgaan, welke agendapunten moeten wijken
• Nu doorgaan, check of uitloop van de vergadering mogelijk is

Daarnaast: korte mededelingen en operationele afvink- en checkzaken hoeven niet apart van doelstelling en tijd te worden voorzien. Die kun je clusteren in een kort tijdblok van circa 5 minuten. Als richtlijn kun je online discussiepunten in tijdblokken van 10 minuten geven of een veelvoud ervan met voldoende pauzes ertussen.

Tip 4: Vrijwillige deelname

Wil je meer tijd hebben voor het zelfstandig uitwerken van prioriteiten en andere kleine overleggen? Heb je genoeg van het achteloos inschieten en accepteren van online meetings waardoor iedereen elkaar fulltime bezighoudt? Dat kun je met elkaar afspreken door iedereen de autonomie te geven, door zelf te laten besluiten om wel of niet deel te nemen aan een vergadering.

De tijd dat iedereen overal zijn plasje over moet doen, moeten we echt achter ons laten. Aansluitend bij een professionele cultuur, past het idee van vrijwillige deelname waarin professionals als volwassen mensen worden benaderd die weten wat voor hen belangrijk is.

Tip 5:  Sneltest motivatie: deelname ja/nee?

Onderstaande check kan je helpen om jouw onderbuikgevoel te testen. Het is slim om jouw eigen motivatie voor de online vergadering te checken. Een snelle, krachtige manier om dat te doen, is om de agenda op te scoren op de autonomie, inhoud en betekenis:

• Kan ik hierdoor mijn werk beter doen?
• Bespreekt de meeting voor mij interessante thema’s?
• Zal de bespreking van de agendapunten bijdragen aan ons hogere doel, waarvoor wij als groep of team bijeenkomen? Passen de agendapunten bij ons team?