Hoe je het scherm een menselijker gezicht geeft

auteur: Rob de Haas

We worden via het scherm moeilijk emotioneel geraakt. Door het gebrek aan oogcontact en gebaren gaan onze woorden van hoofd tot hoofd en staan onze emoties buitenspel.

We zijn meesters in het oplossen van de alledaagse problemen in de fysieke buitenwereld. In die buitenwereld scannen we ‘van nature’ vliegensvlug of de ruimte en het gezelschap veiligheid biedt. Daarnaast gebruiken we live ons ingenieuze zintuigen om complexe boodschappen verbaal en non-verbaal uit te wisselen. Maar bij online vergaderingen staan we met onze mond vol tanden.

Wat in maart 2020 nog een 8 was, scoort nu een 4

Nu we al een jaartje online vergaderen gaat met name het gebrek aan emotionele verbinding ons opbreken:

• Er is weinig echte aandacht voor de persoonlijke zaken (terwijl veel mensen in deze tijd privé veel meer meemaken)
• Veel mensen hebben via Teams en Zoom alleen nog maar functioneel contact met collega’s
• de discussies blijven vaak te oppervlakkig
• omdat niet echt doorgevraagd wordt wat men ervan vindt, of hoe men zich hierbij voelt, worden besluiten genomen die niet echt doorleefd zijn.

Het lijkt of we elkaar gezien en gehoord hebben, maar eigenlijk is het te weinig. Het lijkt alsof alles besproken is, maar teveel online discussies zijn niet echte discussies: je mist de jus en geuren en kleuren van de verschillende emoties en overtuigingen. En dat wordt allemaal zo kleurloos en saai.

We zijn niet goed in online vergaderen… en da’s best logisch.

Er valt weinig aan andere signalen te scannen. En interpreteren wat iemand echt via het scherm zegt is lastig. Het scherm biedt ons alleen de stem, zodat we uit alle macht maar proberen er zoveel mogelijk van te begrijpen. We bakken er niet zoveel van, maar dat is ook logisch; we hebben eeuwen de tijd gehad voor ons geavanceerde communicatie in de fysieke wereld… Het is eigenlijk niet te doen, het is zwaar vermoeiend, maar we hebben weinig keus. Hieronder enkele tips hoe je online meer vat krijgt op de aanwezige emoties.

Het scherm menselijker maken

Om het scherm een menselijker gezicht geven, is het nodig om bewust aandacht te besteden aan de onderliggende emoties en overtuigingen. De volgende acties kunnen je daarbij helpen:

Check de ‘gut feeling’

Nadat iemand een korte presentatie, toelichting heeft gegeven, vraag je alle deelnemers apart naar hun onderbuikgevoel: “Wat doet dit met jou?”, “Wat is nu het eerste dat bij jou opkomt?” Vraag om een kreet, een woord en laat mensen niet uitweiden. Wanneer een overgrote meerderheid een sterk, afwijkend beeld geeft, is het zaak om hier op een bepaald moment op in te gaan. Dan zit er in de groep een onderstroom die je niet mag negeren.

‘Kleine verhalen’

Om onder de oppervlakte te komen als het gaat om de bespreking van abstracte begrippen als ‘transparantie’, ‘respectvol’, ‘gastvrij’, ‘klantvriendelijk’, enz. , is deze werkvorm fantastisch. In plaats van academisch geleuter, en intellectueel gebrei vraag je alle deelnemers om kort twee eigen ervaringen te delen: eentje die heel erg past bij jouw beeld van bijvoorbeeld ‘klantvriendelijk’ en eentje waarvan je eigenlijk vindt dat dat niet zou mogen gebeuren.

Nadat iedereen is geweest, eens samen het gesprek voeren wat nu opvalt, en wat mensen raakt, nodigt uit tot het delen van emoties en heersende opvattingen.

Rondje langs de velden

Met het oog op een te nemen besluit, nodig je iedereen om de beurt uit om hun standpunt te delen (“Waar sta jij, hoe zie jij dit?”) , eventueel met een korte toelichting of argumentatie.

Professioneel provoceren

Voor betekenisvolle discussies en goede conflicten is het vaak nodig om door te vragen, mensen wat uit de tent te lokken om het goede conflict te creëren. Hiermee weersta je de verleiding van een te oppervlakkige, weinig zeggende discussie. Als moderator van de online vergadering kun je dit doen door:

• Gericht door te vragen
• Mensen bewust het woord te geven
• Deelnemers te provoceren

Enkele voorbeeld-scripts

• Farrida, hoe zie jij dit?
• Thomas, jij bent er doorgaans snel bij, maar nu horen we je niet… kom maar op!
• Het lijkt nu alsof we geen enkel bezwaar zien, terwijl we er toch al een behoorlijke tijd mee bezig zijn. Als het allemaal zo helder en gemakkelijk is, hoe komt het dan dat het zo lang geduurd heeft?
• Ik stel voor dat na deze discussie iedereen t minuten reflecteert op wat gezegd is. Na deze 5 minuten krijg je allemaal 1 minuut de tijd om jouw kijk op de zaak te geven, voorzien van de belangrijkste overtuiging van jou. Dan weten we allemaal waar iedereen staat.