Meetings mogen weer

Sinds 1 juni is het weer toegestaan om met maximaal 30 mensen samen te komen. En ons team kan niet wachten om onze klanten zo goed mogelijk te faciliteren in het bookingproces. Zo zorgen we er samen weer voor dat iedere meeting beslissend is.

Afgelopen maanden was het ook aanpassen voor het Worldmeetings.com team. Thuis werken, onze collega’s minder zien en meer op jezelf aangewezen zijn. Toch lukte het ons om ons snel aan te passen.

Interne workshop voor het delen van kennis

Via onze kantooromgeving konden we veilig vanuit huis werken. Alle processen bleven lopen en via videobellen zagen we elkaar bijna dagelijks. Zo hebben we via video-workshops elkaar bijgespijkerd over alle processen bij Worldmeetings.com. Ieders kennis is daardoor weer helemaal up-to-date. Ook menig verjaardag vierden we virtueel en het was toch een fijne manier om elkaar te zien.

Voorbereiden op het nieuwe normaal

Maar er is weer een spreekwoordelijk licht aan het eind van de tunnel. Dit omdat wij met alle 17 miljoen mensen in Nederland ons zo goed mogelijk aan de regels van de overheid hebben gehouden. Maar, ondanks alle versoepelingen, moeten we nog wel streng blijven. Anders zal dit licht aan het eind van de tunnel snel gedoofd worden. Worldmeetings.com begrijpt dit.

Wij hebben met een klein team ervoor gezorgd dat alle werkplekken voor onze medewerkers veilig zijn, waarin wij uiteraard de 1,5 meter in acht nemen. Verder is er bij binnenkomst van ons pand een plattegrond te zien waarin de vaste werkplekken voor onze medewerkers op staan. Daarnaast blijven we voorlopig ook nog veel thuiswerken.

Naast de veiligheid van ons eigen personeel willen we ook zo goed mogelijk de veiligheid van onze klanten garanderen. Daarom ontwikkelen we functionaliteiten waarin de veiligheid van onze klant centraal staat.

• Bij meetings uit voorraad past het systeem zich automatisch aan de 1,5 meter regel. Als voorbeeld zijn zalen die eerst beschikbaar waren voor maximaal 15 man, nu beschikbaar voor maximaal 10 man.
• Locaties bieden we de mogelijkheid de aanpassingen die ze hebben gemaakt om te voldoen aan de RIVM Covid-19 richtlijnen te delen met de boeker tijdens het offerte-proces. Boekers zien dus direct in de offerte welke maatregelen de locatie neemt.

We ontwikkelen nog meer functies om het voor klanten makkelijk te maken een veilige locatie te zoeken en te boeken. Daarover vertellen we u later meer.

Sneller door automatische processen

Worldmeetings.com ontwikkelt zich voortdurend. We hebben de huidige Covid-19 crisis aangegrepen om nog meer processen te automatiseren. Geen andere zakelijke intermediair heeft haar processen zover geautomatiseerd. Veel boekingen handelen we dus automatisch af. Uw offerte-aanvraag gaat indien mogelijk rechtstreeks door naar de vergaderlocatie. Offertes ontvangt u ook steeds vaker zonder tussenkomst terug. Voor u betekent het dat u sneller antwoord krijgt op uw aanvragen.

Ingewikkelde aanvragen zullen voor een deel “handmatig” blijven. En het Service Center houdt het proces goed in de gaten. U kunt altijd via eBird bouwen op de kennis van de Service Center medewerkers. Deze human touch blijft belangrijk in de hospitality business.

Onze founder Bob Pieterson nodigt u graag uit het nieuwe meeten te gaan uitproberen volgens de veilige regels:

“Beste klanten, vergaderen tot 30 personen is weer mogelijk en daar zijn wij bij Worldmeetings.com erg blij mee. Maar ik wil u vragen om een beetje rekening met elkaar te houden. Laten we met ze allen ons gezonde verstand gebruiken en ons altijd aan de 1,5 meter houden. Zo zorgen we er samen voor dat het stipje aan de einde van de tunnel steeds groter wordt.”