Wat zit er in de website update van oktober 2019 voor locaties?

Worldmeetings.com is altijd bezig met het optimaliseren van het online boekingssysteem. Door aanpassingen, oplossing van bugs en nieuwe functies proberen we altijd te voldoen aan de wensen van onze klanten en aangesloten locaties. Wij willen er graag voor onze klanten zijn, maar ook voor onze aangesloten locaties. Daarom heeft de systeemupdate van 18 oktober 2019 voornamelijk verbeteringen voor locaties. 

Nieuw voor locaties: vul uw bedragen exclusief BTW in

Wat is er nieuw?

U gaf altijd de BTW door, en wij berekenden daaruit de totalen van uw factuur. Nieuw is dat u voortaan uw bedragen exclusief BTW doorgeeft. De BTW wordt dan voor u uitgerekend. Ook is er een extra controle. Die checkt of de bedragen exclusief BTW overeen komen met het totale bedrag inclusief BTW.

Waarom deze wijziging?

Als er een post was met een BTW van 0%, konden we de totaalbedragen niet berekenen. Een post van 0% BTW komt soms voor. Daarom is er vanaf nu ook een regel voor posten met een BTW-percentage van 0%.

Hoe werkt het in de praktijk?

In de CMS-tool ziet het er iets anders uit. Zie het voorbeeld hieronder.

U vult uw totaalbedrag in bij “Totalen”. Dit is hetzelfde als wat u gewend bent. Als uw factuur automatisch ingelezen wordt is het al voor u ingevuld. Vervolgens vult u de bedragen met BTW-percentage 9%, 21% en 0% in. De CMS tool telt de bedragen op, en checkt deze met het totaalbedrag inclusief BTW dat u heeft opgegeven. Als er een verschil is, ziet u dat in rood. Deze controle heet “vierkantscontrole”.

De controle zorgt ervoor dat facturen direct goed in het systeem worden geladen, waardoor de afhandeling soepeler kan verlopen.

Zorg ervoor dat alle bedragen zwart zijn

Als er een bedrag in het rood staat kunt u de gegevens niet opslaan. Zorg er daarom voor dat de bedragen exclusief BTW, als de BTW erbij opgeteld wordt, overeenkomen met het totaalbedrag dat u heeft ingegeven onder “Totalen”.

Een kleine afwijking is toegestaan. De BTW bedragen mogen 0,1% afwijken. In het totaalbedrag is een afwijking van 1 cent voor afrondingsverschillen toegestaan.

Als alle bedragen zwart zijn klopt de berekening.

Werd uw factuur altijd automatisch ingelezen? Dat blijft dan het geval. Check de bedragen, en controleer of er geen bedragen in rood zijn weergegeven.

Andere vernieuwingen

Commissienota voortaan in de bijlage van de mail

Locaties kunnen commissiefacturen zelf downloaden via de CMS tool. Ketens gaven aan dat dit voor hen soms veel werk betekent. Daarom bieden we aan dat ze deze ook als bijlage per email kunnen ontvangen. Hiervoor bundelen we alle commissienota’s in één PDF.

Verwijzing factuurnummer op correctiefactuur

We hebben het oorspronkelijke factuurnummer toegevoegd op de correctiefactuur. Hierdoor is het voor u makkelijker te zien over welke factuur de correctie gaat.

Meer woorden voor de beschrijving van uw locatie

Tot nu toe kon u slechts 350 karakters ingeven om uw locatie te beschrijven. Dit hebben we uitgebreid naar 4000.

Factuurstatus

U kunt nu makkelijk inzicht krijgen in de status van de facturen voor alle locaties waarvoor u beheerder bent. Met de knop “Factuurstatus” krijgt u een overzicht in Excel van alle facturen. U vindt de knop in de CMS-tool.