Vergaderen anno 2019 is meer dan een ruimte boeken en broodje bestellen

De meetingbranche is aan verandering overhevig. Het organiseren van een meeting is niet meer een kwestie van een ruimte boeken, broodje bestellen en zorgen dat er een presentatiescherm aanwezig is. Door verschillende maatschappelijke en technische ontwikkelingen, wordt er steeds meer verwacht van een zakelijke ontmoeting. In dit artikel worden de trends op gebied van meetings voor 2019 besproken. Zodat ook jouw zakelijke ontmoeting dit jaar aan alle verwachtingen voldoet.

Data- en cybersecurity

Met alle technische ontwikkelingen die plaats hebben gevonden en de nieuwe AVG-wetgeving, is data- en cybersecurity nog belangrijker geworden. Hoewel dit vooral geldt voor grote events met veel externe bezoekers, is het ook voor kleinere zakelijke meetings belangrijk om de gegevens van jouw bedrijf en het bezoekende bedrijf te beschermen. Dit doe je door onder andere er zeker van te zijn dat de locatie van de meeting de juiste veiligheidtools kan bieden. Zodat zij, maar ook externen geen toegang hebben tot jouw data wanneer je gebruik maakt van het lokale WiFi-netwerk.

People Power

Bij snelle ontwikkelingen, zoals nu de technische toepassingen in de werkomgeving, komt er vaak ook een tegenbeweging op gang. Aan de ene kant worden vergaderingen steeds meer een virtuele ontmoeting, aan de andere kant wordt people power steeds belangrijker. Persoonlijke ervaring staat centraal. Het wordt steeds makkelijker om wensen en eisen automatisch door te geven, zonder dat er een menselijke handeling tussen zit. Bijvoorbeeld via online formulieren en chatbots. Hierdoor ontstaat er ruimte om door technische ontwikkelingen de mens meer centraal te zetten. Zo zorgt zowel de locatie als de organiserende partij dat de meeting voor elke bezoeker een zo aangenaam en persoonlijk mogelijke ervaring is.

Mindfullness

Met het oog op people power op de werkvloer, is er een maatschappelijke trend die ook terrein wint in de zakelijke omgeving, mindfullness. Al eerder deelden we praktische tips over efficient vergaderen. In 2019 is mindfullness vergaderen een belangrijk onderdeel van productief vergaderen. Dit betekent niet dat elk vergaderpunt begint met een meditatiesessie, maar dat er bijvoorbeeld ruimte wordt gemaakt om na een lange zit buiten rond te lopen. Uit Amerikaans onderzoek blijkt dat een korte mindfullness tijdens een meeting bijdraagt aan de creativiteit van de deelnemers.

Duurzaam en lokaal

Steeds meer locaties bieden inmiddels ook lunches, diners en snacks aan die lokaal geproduceerd zijn. Unilever spotte afgelopen jaar de trend dat consumenten steeds vaker geneigd zijn om voor lokale producten te kiezen, in plaats van A-merkproducten. De grootste reden hier voor is dat consumenten steeds bewuster worden van de maatschappelijke en ecologische impact van niet-lokale producten. Daarnaast willen consumenten graag weten wat er precies in hun eten zit. Dit is met lokale producten duidelijker.