Nieuw bij Worldmeetings: maandelijkse mini-masterclass voor meeting planners verzorgd door event professional Ingrid Rip. Voor wie beter wil worden in het organiseren van bijeenkomsten en events. In een serie op maat gemaakte mini masterclasses belicht Ingrid de basics van evenementenorganisatie, brengt je op de hoogte van trends & ontwikkelingen en deelt handige tips en tricks die direct toepasbaar zijn.

Class 1: de basis van evenementenorganisatie

Meetings organiseren is zeker heel leuk en zinnig, maar soms ook stressvol! In de komende maanden ga ik namens Worldmeetings veel kennis & informatie, ervaringen en tips delen over het organiseren van evenementen en andere bijeenkomsten. Maar wat is een evenement eigenlijk?

De definitie zoals de advisory board van de European Best Event Awards in april 2016 heeft geformuleerd, luidt als volgt: ‘Een evenement is een live experience, gepland in het voren, in een gelimiteerd tijdsbestek, met als doelstelling het veranderen van perceptie of gedrag van de deelnemers. De belangrijkste uitgangspunten zijn wat mij betreft bij het organiseren van een event “no matter what”: je organiseert met een bepaalde doelgroep in gedachten en – als het goed is organiseer je met een aantal doelstellingen in gedachten. Alles met die eenduidige richting: het is een middel om menselijk gedrag te veranderen.

Doelstellingen van je meeting

Bij zo’n meeting komt veel kijken: je moet mensen uitnodigen of marketing doen, je moet de locatie en catering reserveren. Sprekers regelen, op tijd plannen en de financiën in de gaten houden… om maar een paar in het oog springende zaken te noemen. We starten graag met het “middel”-punt: Een event is een middel om iets te bereiken en nooit het doel op zich. Er is een viertal containerbegrippen waar je alle mogelijke doelstellingen van je meeting in onder kunt brengen:

• Netwerken: je wilt nieuwe mensen ontmoeten en de relatie met bestaande relaties versterken.
• Verkopen: Je wilt nieuwe producten presenteren en verkopen. Dit kan zowel binnen het bedrijf zijn (medewerkers en agenten) als ook extern aan (potentiële) klanten.
• Opleiding: Ook dit kan zowel intern of extern gericht zijn. Het kan gaan om medewerkers die je wilt leren over relatiemanagement of klanten trainen over het gebruik van een product.
• Informatieoverdracht; dit is meteen de meest algemene van het stel. Ofschoon je merkt dat dit verschuift, immers wordt informatie tegenwoordig zo gemakkelijk ontsloten via de digitale snelweg.

Kracht van menselijke ervaring

Vaak is er sprake van een combinatie van deze vier! Waarom kies je nu voor het plannen van een meeting en niet voor een brochure, een video of een andere campagne? Dat heeft te maken met de kracht van de menselijke ervaring. Dit biedt zoveel meerwaarde dat men met een bijeenkomst gemakkelijker de gewenste doelen denkt te kunnen realiseren. Zoals gezegd: informatie kun je ook op andere wijzen ontsluiten maar ervaringen delen, gaat het meest effectief wanneer je elkaar ziet, hoort en ruikt. Menselijke interactie is dus het sleutelwoord.
Is je doel bekend? Dan pas kun je verder. Welke partijen zijn allemaal betrokken bij het organiseren van een bijeenkomst? Plannen, hoe ga je om met risico’s, cultuur, voorkeuren van deelnemers, om maar een paar dingen te noemen …In de komende columns belichten we iedere keer een onderwerp om je handvatten te geven zodat je overzicht kunt houden.

Nieuwsgierig? Blijf op de hoogte via Linkedin!

Ingrid Rip sinds 2003 eigenaar van RREM, is bevlogen Event Professional en als trainer, facilitator en project manager actief.