Hoe werk je efficiënt met niet-commerciële locaties?

We schreven al eerder over de trend van vergaderen bij locaties die niet primair gericht zijn op het accommoderen van vergaderingen en events. Veelal zijn dit niet-commerciële locaties, waarbij organisatoren aangetrokken worden door de vriendelijk geprijsde faciliteiten. Of juist door de charme van zo’n locatie, die vaak authentieker is dan van een doorsnee zalencentrum. Voor niet-commerciële locaties is het faciliteren van vergaderingen geen core-business en daarom werken ze doorgaans anders. Hoe ga je daar als organisator van een bijeenkomst mee om? Hoe werk je efficiënt met een niet-commerciële locatie?

Managen van verwachtingen

Realiseer je dat het accommoderen van events niet de core-business is van niet-commerciële locaties en dat zaken dus vaak anders geregeld zijn dan bij een professionele event- en vergaderlocatie. Zo zijn er vaak geen standaard vergaderpakketten die je eenvoudig inkoopt, is horeca doorgaans niet meer dan broodjes ham en kaas met koffie, heeft state-of-the-art event-technologie niet per definitie de hoogste prioriteit en ga zo maar door. Als je dit beseft, kun je hier rekening mee houden vanaf het moment dat je ermee in contact komt. Feit blijft dat zo’n locatie van toegevoegde waarde kan zijn, kijkend naar je doelgroep, doelstelling, budget en/of het thema van je bijeenkomst.

Geen aannames

Ten eerste, vraag goed uit. LSD is hierbij een goed geheugensteuntje: Luisteren, Samenvatten en Doorvragen. Door dit structureel te doen, voorkom je miscommunicatie en kun je ook beter verwachtingen managen. Ga in ieder geval nóóit uit van aannames want zoals de Engelsman het verwoord: “When you assume, you make an ASS out of U and ME! “. Vraag door en stem verwachtingen goed af met alle betrokkenen.

Budgetteren

Dit geldt ook voor prijzen. Ofschoon verhuurprijzen doorgaans aanmerkelijk lager liggen, kun je te maken krijgen met veel verborgen kosten variërend van professionele AV die ingehuurd moet worden tot andere horeca, schrijfmateriaal, flipovers met (schrijvende!) stiften, et cetera. BTW is ook een aspect om rekening mee te houden: zijn de prijzen in- of exclusief BTW? Pas als je hierin inzage hebt, kun je de begroting goed opbouwen.

Check-check-dubbelcheck

Bedenk wat de toegevoegde waarde is van de locatie, waarom wil je persé daar bijeenkomen? Heb de needs & wishes gereed en bedenk hoe je hiermee om kunt gaan binnen de mogelijkheden van de locatie. Zorg voor duidelijke afspraken, opvolging en deadlines en leg alles zwart op wit vast. Zoals ze in luchtvaart hanteren is een ‘triple loop check’ niet overbodig: check – check – dubbelcheck.

Plan B

Flexibiliteit en snel handelen horen vaak niet tot het standaard aanbod terwijl dit in ons werk wel wenselijk is, dus: bereid je goed voor, plan ruim van te voren en ga zeker bij belangrijke meetings altijd kijken. Anticipeer en zorg voor een plan B op onderdelen waar je problemen verwacht. Zo kun je onafhankelijk van anderen de situatie zo goed mogelijk controleren. Maar weet ook: evenementen organiseren staat in de top 5 van stressvolle beroepen en er lopen altijd zaken anders dan gepland, het hoort erbij. Los het op en ga niet “Zwarte Pieten”. Als je onwenselijkheden direct en zo goed mogelijk oplost, merken de deelnemers vaak niets hiervan. Als je dit nalaat en het hoog speelt, zal het je bijeenkomst mogelijk onnodig negatief beïnvloeden.

Evalueer en deel ervaringen

Evalueer na het event goed zowel met de locatie alsook intern met collega’s zodat iedereen op de hoogte is van de plus- en minpunten van deze specifieke locatie voor toekomstige situaties en maak aantekeningen voor later.

Worldmeetings heeft een uitgebreid bestand van vergaderlocaties, waarin ook een groot aantal niet-commerciële locaties te vinden is. Onze consultants zijn bekend met de voor- en nadelen van het boeken bij een alternatieve locatie en delen deze ervaringen graag met je. Onder andere middels locatie advies voor toekomstige bijeenkomsten. Meer informatie? Neem gerust eens contact met ons op!

Deze blog is geschreven naar aanleiding van een World Café sessie die in december 2017 werd georganiseerd voor boekers van NUFFIC, onder leiding van Ingrid Rip van rrem.nl. Wil je het volledige verslag lezen met nog meer tips & tricks? Klik hier en download de whitepaper.