Is vrijdag uw favoriete dag om een meeting in te plannen?

Nee? Dat kan heel goed kloppen, want volgens onderzoek dat we hebben gedaan onder boekers, is dit de minst favoriete dag voor meetings. Dit vinden wij vreemd en ik leg u graag uit waarom.

Vergaderen zit ons Nederlanders in het bloed, het liefst besluiten we dingen in uitgebreid overleg. Het is zelfs zo belangrijk dat we er een eigen woord voor hebben verzonnen: polderen. Een ruimte met een ruime tafel en voldoende stoelen is in de meeste gevallen genoeg om eens even stevig te overleggen. Toch lijkt niet elke dag even geschikt voor een vergadering. Uit ons onderzoek kwam naar voren dat dinsdag en donderdag voor vergaderend Nederland de favoriete dagen zijn voor een meeting. Opvallend genoeg blijkt vrijdag de minst favoriete dag te zijn. Onbegrijpelijk, omdat de vrijdagmiddag zich in mijn optiek juist uitstekend leent voor een vergadering.

Reden 1: De middag is beter dan de ochtend

Alle vergadergoeroes zijn het erover eens; plan geen meetings in de ochtend. Een vroeg begin geeft namelijk een verhoogde kans op slaperige deelnemers. Ook moeten deelnemers aan vroege meetings hun voorbereidingen vaak al de dag van tevoren treffen. Soms kan dit ze ook nog eens verplichten om vroeger te beginnen, wat vervolgens weer van negatieve invloed kan zijn op het concentratieniveau tijdens de meeting.

Reden 2: Qua planning werkt het beter

Een goede meeting begint met een strakke planning, een duidelijke agenda én een duidelijk eindtijd. En laat geen enkele eindtijd zo strak en duidelijk zijn als vrijdagmiddag 17.00 uur: de start van het weekend. Eindeloze discussies verdwijnen namelijk als sneeuw voor de zon wanneer de verdiende vrijdagmiddagborrel in het gedrang komt. Ook zorgen managers met een meeting op vrijdagmiddag ervoor dat er een duidelijk eindtaak op de planning van de werknemer staat. Omdat de vergadering het enige is wat tussen hem en het weekend staat, zal hij meer gemotiveerd zijn om deze tot een goed einde te brengen en zo positief aan zijn weekeinde te beginnen.

Reden 3: Meer ruimte voor gezelligheid

Daarbij geeft een meeting als laatste actiepunt op de weekagenda natuurlijk een perfect excuus om deze eens – samenvallend met de vrijmibo – buiten de deur te houden!

Bottleneck

Waarom meetingprofessionals dan toch vaak de laatste werkdag van de week ontwijken? De afgelopen decennia is het aantal parttimers enorm toegenomen. Volgens Eurostat werkt 49 procent van de Nederlanders parttime, wat betekent dat bijna de helft van de Nederlanders tenminste één keer in de twee weken een vrije dag heeft. En het is nu eenmaal zo dat mensen die parttime werken vaak kiezen voor de vrijdag als vrije dag, om zichzelf een langer weekend te gunnen. Dit betekent helaas dat er op die dag nog weleens wat collega’s afwezig zijn. Om ervoor te zorgen dat iedereen aanwezig kan zijn, kiezen werkgevers daarom liever voor een vergadering op een midweekse dinsdag, woensdag of donderdag.

Wij bij Worldmeetings merken dat het aantal werknemers dat op vrijdag niet werkt toch in de minderheid is. Veel parttimers zijn best bereid om voor een vergadering met aansluitende borrel naar kantoor te komen. De vergadering krijgt op deze manier een prettig en luchtig karakter, waardoor de vergaderaars verfrist de meeting weer uitlopen. Wie wil dat nou niet?