Efficiënt vergaderen met 6 praktische tips

Wie is nog nooit bijna ingedut tijdens een urenlange vergadering waar geen eind aan leek te komen? Efficiënt vergaderen is een kunst. Daarom hebben we zes tips opgesteld die kunnen helpen met het besparen van tijd, geld, maar bovenal het vergroten van het vergaderplezier.

Door: Jeannette Winters, manager Service Center Worldmeetings

Voorbereiding

Het klinkt misschien gek uit mijn mond, maar veel vergaderingen kunnen eigenlijk wel overgeslagen worden. Vergader alleen als de situatie daarom vraagt en het dus een zekere meerwaarde biedt. Op zo’n moment is het ook belangrijk een duidelijk doel voor de vergadering te hebben. Hoe meer mensen aan een vergadering deelnemen, hoe minder efficiënt het proces zal verlopen. Nodig daarom alleen de mensen uit die een bijdrage kunnen leveren aan het bereiken van het doel.

Voorzitter

Met de voorzitter staat of valt de effectiviteit van een vergadering. Een neutrale voorzitter met een energieke opening en die de boel kan modereren, doet wonderen. Uit elk agendapunt moet bovendien een besluit voortvloeien, bijvoorbeeld het aannemen of afwijzen van een plan. De taak van de voorzitter is ervoor te zorgen dat er aan het einde van het agendapunt ook daadwerkelijk een besluit is genomen over het plan.

Plan handig

Het moment waarop de vergadering plaats vindt heeft een weerslag op de uitkomst ervan. Aan het begin van de week of van een dag zijn mensen fitter, maar aan de andere kant zijn mensen vaak aan het einde van de week of van een dag meer geneigd om snelle beslissingen te nemen en ‘ja’ te zeggen op beslissingen. Daar komt bij dat op maandagochtend mensen minder snel geneigd zijn om deel te nemen. Dinsdagmiddag is dan een betere optie.

Strakke planning

Als je een goed tijdstip hebt gevonden, zorg er dan ook voor dat mensen op dat tijdstip aanwezig zijn. Spreek een begin- en eindtijd af en communiceer dit duidelijk. Wacht niet op laatkomers en ga niet door na de eindtijd. Hoewel het probleem van flexibele vergadertijden niet zo groot lijkt, wordt het wel vervelend als vergaderingen stelselmatig vertraging oplopen doordat mensen snel aan de ‘losse tijden’ gewend raken en zo makkelijker te laat komen of lang blijven hangen.

Weg met afleiding

Het doel is om met zijn allen tot goede beslissingen te komen en daar is enige concentratie voor nodig. De mobiel en laptop moeten daarom idealiter van tafel verdwijnen. Een steeds vaker gehoorde tip is om staand te vergaderen. Omdat mensen staand niet geheel comfortabel zijn, zorgen ze er zelf wel voor dat ze snel afronden. Eigenlijk heel logisch!

Maak geen ouderwetse notulen meer

Een nieuwe manier van notuleren kan worden gevonden in gedeelde notulen zoals bijvoorbeeld met Google Docs. Iedereen kan real-time in het gedeelde document zijn of haar punten bijhouden en op deze manier kunnen die ouderwetse notulen – die stiekem niemand leest – overgeslagen worden. De aanpassingen worden direct bij iedereen zichtbaar, op deze manier hoeven de notulen ook niet meer achteraf uitgewerkt te worden. Moeten er een vergaderverslag gemaakt worden voor externen, dan voldoen die ouderwetse notulen juist weer wel. Maar ook dat kan efficiënt, bijvoorbeeld via Notuleerservice Nederland.