Efficiënte vergaderingen organiseren doe je zo

Het organiseren van efficiënte vergaderingen is geen eitje, maar levert tegelijk wel veel geld- en tijdbesparende voordelen op, dus het is zaak om eens te kijken naar verbetermogelijkheden. Gelukkig zijn er veel verschillende technologische toepassingen die kunnen helpen. Tools als de Virtual Meeting Room dragen nu al bij aan een beter vergaderresultaat. Welke andere innovaties innovaties creëren efficiëntie?

Door: Inge van Rooij, adjunct-directeur Worldmeetings

Een efficiënte vergadering begint bij een inspirerende en een bij het event passende omgeving. Uit eigen onderzoek onder boekers blijkt dat 87 procent sfeer en omgeving als bepalend ziet voor de uitkomst van een meeting. Er blijft dus behoefte aan locaties met een verhaal, die van vergaderen weer een ervaring moeten maken. Koetshuis Sloten, een huiselijk ingerichte privé-locatie gelegen achter de oude dokterswoning in landelijk Amsterdam, is zo’n plek.

Niet alleen de locatie, maar ook digitalisering heeft een flink effect op efficiënte vergadermethoden. Doordat de snelwegen steeds voller worden, ontstaan er nieuwe technologieën die hier rekening mee houden. Zo is zelfs de auto een geschikte plek geworden om te vergaderen. Dankzij technologieën als teleconferencing kunnen mensen ook onderweg verbinding met Skype of een andere software maken. Deze manier van on-the-go vergaderen zal zich waarschijnlijk nog verder ontwikkelen wanneer zelfrijdende technologie het stuur straks van ons overneemt. Plan dus eens een vergadering in als mensen in de auto zitten, dat geeft collega’s weer ademruimte als ze op kantoor zijn.

Ook online is er van alles gaande. Met de lancering van de Virtual Meeting Room (VMR) door Worldmeetings, in samenwerking met KPN Talk & Vision, kunnen bedrijven nu al beschikken over een praktisch online alternatief voor kortdurende bijeenkomsten met een klein gezelschap. Het is met name de kwaliteit die VMR-technologie onderscheidt van bekende ‘Voice over IP (VoIP) diensten zoals Skype. VMR maakt gebruik van een protocol voor dataverkeer dat encrypted (versleuteld) is en is dus zeer veilig. Een ander voordeel is dat het zeer eenvoudig is meerdere mensen aan een vergadering te laten nemen en samen te laten werken. Dit maakt VMR ook geschikt voor bijvoorbeeld een directiemeeting of serieus klantoverleg. Omdat reistijd wordt weggesneden, is deze methode erg efficiënt.

Misschien nog wel meer tot de verbeelding spreken technologieën als Virtual en Augmented Reality. Een virtuele ‘heisessie’ waarbij deelnemers in een inspirerende omgeving zoals een kathedraal of de Grand Canyon rondlopen (maar in werkelijkheid het kantoor niet verlaten) is een mogelijke toepassing.

Niet alleen de organisatie van vergaderingen, maar ook het proces dat eraan vooraf gaat, kan veel makkelijker worden ingericht. Verschillende tools helpen met het inplannen van afspraken. Voorbeelden zijn de Whatson Planner en X.ai, die gebruik maken van algoritmen en kunstmatige intelligentie, waardoor geschuif met agenda’s straks verleden tijd is. Dit scheelt zowel de vergaderaar als de boeker veel tijd!

De slotsom? Inspiratie en technologie gecombineerd kunnen de hoeveelheid tijd en geld dat wordt besteed aan vergaderen drastisch verlagen. Tegelijkertijd kan het gemak waarmee er wordt vergaderd enorm worden vergroot. Alle ingrediënten dus voor efficiënter vergaderen!

Meer weten over de technologieën die meetings efficiënter maken? Download onze paper ‘Vergaderen in 2020’.