Hoe vergaderen we in 2020?

De afgelopen tien jaar hebben steeds meer technologische nieuwtjes hun weg gevonden naar de vergaderruimte. Meerdere chat-apps, Skype en de smartphone zijn voorbeelden van diensten en producten die het vergaderen het afgelopen decennium gemakkelijker hebben gemaakt. Maar hoe zit het met de toekomst, wat zijn dé aankomende technologische ontwikkelingen die de manier waarop u vergadert in de jaren ’20 gaan veranderen?

Nederland vergaderland. De gemiddelde Nederlandse werknemer vergadert 6,5 uur per week, goed voor 300 uur per jaar. En daar is niets mis mee natuurlijk. Maar hoe kan technologie ervoor zorgen dat de uren die vergaderd worden, zo effectief mogelijk worden ingezet? We noemen hier drie voorbeelden van snufjes die uw vergaderleven makkelijker kunnen maken.

Holografie

Met de uitvinding van de diaprojector werd het mogelijk om tijdens een vergadering meerdere afbeeldingen te delen met een grote groep mensen, zonder de behoefte aan een hand-out. Inmiddels is de diaprojector een stukje hopeloos verouderde technologie. Toch blijft de behoefte om in een grote groep snel afbeeldingen te delen tot op de dag van vandaag bestaan. Microsoft, voorloper op het gebied van holografie met zijn Kinect-technologie, gelooft dat we aan de vooravond staan van de doorbraak van holografie. Met hologramprojectors moet het mogelijk worden om in 2020 driedimensionale hologrammen te projecteren in de vergaderruimte Hierdoor wordt het makkelijker om bijvoorbeeld modellen en ontwerpen tot in de kleinste details te bespreken. De HoloLens van Microsoft, nu nog in ontwikkeling, lijkt het eerste grote consumentenproduct dat gebruik gaat maken van holografie.

Virtual Reality

Een andere technologie die in de toekomst onmisbaar lijkt te gaan worden, is Virtual Reality, of VR. Het dragen van een speciale bril tovert de vergaderingsruimte om tot een VR-omgeving waarin de gebruikers digitale avatars van zichzelf zien, bewegend in een virtuele omgeving. Met de toevoeging van een elektronische ‘toverstok’ moet het in de toekomst voor de aanwezigen zelfs mogelijk worden om 3D-modellen te tekenen. Tijdens een meeting geeft dit een bedrijf een extra omgeving voor interactie. Denk hierbij aan whiteboards aan de ene muur en gedeelde documenten aan de andere.

Vergaderen in de auto

Nederland lijkt steeds verder dicht te slippen, jaarlijks wordt het filerecord meerdere malen verbroken. In de toekomst lijkt het dan ook logisch om onze tijd die we doorbrengen in de file, productief te gaan gebruiken. Met Skype for Business in de auto, is het bijvoorbeeld nu al mogelijk om met de stem te vergaderen wanneer men bijvoorbeeld vaststaat in de file. Natuurlijk mogen deze ontwikkelingen niet ten koste gaan van de alertheid van de gebruiker, die immers verkeersdeelnemer blijft. Ontwikkelingen op het gebied van vergaderen in de auto lijken zich nu daarom nog te richten op het vergemakkelijken van vergaderingshandelingen, hetgeen kan veranderen met de komst van een zelfrijdende auto.

Conclusie

VR, holografie en vergaderen in de auto lijken de grote technologische veranderingen op vergadergebied van het komende decennium te worden. Uit onderzoek van het International Association of Conference Centres (IACC) onder meetingplanners is gebleken dat 77 procent van de millennials positief is over het gebruik van VR op de werkvloer. Zeker wanneer de zelfrijdende auto een feit wordt, kan zelfs de auto als vergaderruimte worden ingezet. VR en holografie zullen er verder voor gaan zorgen dat onze fysieke aanwezigheid bij meetings niet meer verplicht zal zijn. De jaren ‘20 lijken hierdoor hét tijdperk te worden waarin we vrijwel alle ruimtes als vergaderruimte kunnen gaan gebruiken en we meer dan ooit met elkaar verbonden zullen zijn.