Wat kost een event?

U krijgt de opdracht om een relatie-event, symposium of een andere meeting te organiseren. Met welke kosten moet u dan rekening houden?

1. Organisatiekosten

Er gaat veel tijd zitten in de organisatie van een bijeenkomst. Uitbesteden of zelf doen? Dat is afhankelijk van de complexiteit van het event, maar ook van de beschikbare tijd én het budget. U kunt natuurlijk ook delen van de werkzaamheden uitbesteden. En dat hoeft lang niet altijd extra geld te kosten! Maak slim gebruik van online tools en dienstverleners zoals worldmeetings.com voor het zoeken en boeken van de meest geschikte locatie.

2. Uitnodiging & registratie

Tegenwoordig wordt een uitnodiging vaak per mail verzonden, waardoor er amper kosten zijn. Kiest u voor een postale uitnodiging, dan zijn er kosten voor printwerk, papier, enveloppen en porti. Qua vormgeving zijn de mogelijkheden legio. Er bestaan handige apps die werkzaamheden rondom het opmaken en verzenden van uitnodigingen en de deelnemersregistratie combineren tegen een vast bedrag per deelnemer, zoals momice.nl en aanmelder.nl.

3. Locatie

Voor ieder budget is er een passende locatie te vinden. Natuurlijk wilt u er zeker van zijn dat u een goede prijs hebt gekregen. Gebruik dan de offertechecker van meetingwijzer.nl om de offerte te controleren. Onderhandelen over de prijs kan een besparing opleveren, zeker bij grote bijeenkomsten. Als u flexibel bent qua datum, kies dan in overleg met de gewenste locatie een datum, zodat u de beste prijs ontvangt.

4. Catering

De catering wordt vaak verzorgd door de geboekte locatie. De kosten zijn dan opgenomen in de offerte van de locatie. Huurt uzelf een cateraar in, let dan ook op de kosten voor materialen (tafels, stoelen, borden, glazen, bestek, etc), transport en personele inzet.

5. Techniek

Ook de techniek wordt over het algemeen geregeld door de locatie. Bezuinig niet op apparatuur en laat u goed adviseren. Er is niets zo storend als een beamer die niet werkt of een haperende microfoon. Bij grote bijeenkomsten is onze tip om een technische assistent in te huren die tijdens de sessies in de zaal aanwezig is. Eventuele problemen worden dan direct opgepakt en zijn binnen no time opgelost. Huurt u zelf de techniek in, denk dan ook aan de opbouw en het testen van de apparatuur. Natuurlijk qua kosten, maar ook qua beschikbaarheid: is de gehuurde zaal beschikbaar tijdens de opbouw? En vergeet de transport- en verzekeringskosten niet!

6. Inrichting

Als u een vergaderzaal huurt, is de opstelling van uw keuze hierbij inbegrepen. Tot op zekere hoogte: als u bijvoorbeeld ronde tafels wenst en die locatie heeft deze niet in huis, dan worden deze  ingehuurd én toegevoegd aan de rekening. Ook als tussentijds de opstelling van de zaal gewijzigd moet worden, kan de locatie hier (personeels)kosten voor berekenen. Denk bij inrichting ook aan registratiebalies, garderobes, een podium in de zaal. Het verschilt per locatie of hiervoor een bedrag in rekening wordt gebracht of niet.

7. Aankleding

Van een bloemstukje op de registratiebalie, een bloemstuk bij het katheder, een banner met welkomsttekst tot decorstukken in het thema van de bijeenkomst. Vrijwel alles is mogelijk, maar er hangt natuurlijk wel een prijskaartje aan. Ook hier geldt dat een accommodatie veel kan regelen en vaak goede prijsafspraken heeft met vaste leveranciers. Vraag er naar in uw offerte.

8. Vervoer

Komen de deelnemers op eigen gelegenheid of regelt u groepsvervoer? Denk hierbij ook aan een pendelbus van het treinstation naar de locatie. Nog een post die snel kan oplopen: parkeerkosten. Als de gekozen locatie kosten vraagt voor parkeren op eigen terrein, dan is dit een geschikt punt voor verdere onderhandelingen.

9. Spreker

Als u gebruik maakt van een externe spreker of dagvoorzitter, dan betaalt u een honorarium. Maak vooraf ook afspraken over vergoeding van reis- en verblijfskosten. Het is gebruikelijk om een spreker na afloop en publique te bedanken met een flesje wijn of bosje bloemen, ook al betaalt u een honorarium.

10. Verslaglegging

De verslaglegging van een bijeenkomst kent veel varianten, van notulen tot een foto- of videoverslag. Of een combinatie hiervan. De kosten zijn afhankelijk van uw wensen en eisen. Snel bespaard: als u  gebruik maakt van een notulist van Notuleerservice Nederland via Worldmeetings, dan ontvangt u 10% korting!

11. Sociaal programma

Zeker bij relatie-events is het sociale aspect van belang. Vraag af wat u wilt bereiken en welke ruimte hiervoor is in het budget. Ook voor het sociaal programma geldt dat je het zo uitgebreid kunt maken als u zelf wenst.

12. Giveaway

Een kleine attentie die de deelnemer ontvangt bij vertrek, zorgt voor een positieve afsluiting die blijft hangen. Zorg daarom altijd voor een giveaway van goede kwaliteit, laat het geen sluitpost zijn op de begroting. Een handige gadget voorzien van uw logo of iets lekkers vergezeld van een persoonlijke boodschap, scoren altijd.

Maak een snelle optelsom en u beseft al snel dat een meeting veel geld kost.Helaas is het lijstje nog niet compleet. De grootste kostenpost hebben we nog niet genoemd: dit betreft de deelnemers zelf. Zeker bij interne bijeenkomsten is dit een post die u niet mag missen. Op de site van Harvard Business Review staat een meetingcalculator waarmee een berekening gemaakt wordt van de personeelskosten van een meeting. Probeer het eens uit! 

Zijn wij posten vergeten? Heeft u nog handige tips om te besparen? Deel ze met ons en laat hieronder een reactie achter.