Hoe voorkom je een slechte vergadering?

Natuurlijk wil je een optimaal rendement halen uit vergaderingen, maar in praktijk gaat het vaak mis. Hoe dat komt? Dit zijn de meest voorkomende valkuilen:

1. Geen doelstelling

Een goede vergadering begint met het bepalen van een doelstelling. Wat wil je bereiken met de bijeenkomst? Als u dit niet concreet kunt maken, is er geen aanleiding om bij elkaar te komen.

2. Verkeerde deelnemers

Sta in de voorbereidingen stil bij de optimale samenstelling van de groep. Stel vast wie er bij de vergadering aanwezig moet zijn aan de hand van de eerder geformuleerde doelstelling. Nodig alleen mensen uit die bijdragen aan het doel van de vergadering.

3. Geen gespreksleider

Zonder gespreksleider is er geen structuur. De bespreking van verschillende agendapunten duurt (te) lang en de besluitvorming verloopt traag; kosten lopen op. Wijs voorafgaand aan de vergadering een voorzitter aan, iemand die de vaardigheden bezit om de vergadering in de juiste banen te leiden.

4. Geen agenda

Stel in overleg met de gespreksleider een agenda op en stuur deze tijdig rond. Het is belangrijk dat de deelnemers op de hoogte zijn van de bespreekpunten en vooraf de juiste stukken ontvangen. Een goede voorbereiding van de stukken zorgt voor focus en daarmee voor meer resultaat!

5. Geen follow-up

Zorg ervoor dat de gemaakte afspraken worden nagekomen door tijdens de vergadering acties in gang te zetten. Neem ‘actielijst’ op als agendapunt. Koppel tijdens de vergadering namen en deadlines aan acties. Zo weet iedereen wat er van hem of haar verwacht wordt en kunnen deelnemers aangesproken worden op de resultaten.