De wow-factor: hoe laat een meeting de grootste indruk bij u achter?

De meetingbranche is aan constante ontwikkeling onderhevig. Zo blijkt uit recent onderzoek van Travelzoo dat tachtig procent van de zesduizend reizigers wereldwijd gelooft dat rond 2020 robots niet meer weg te denken zijn uit de hotels. Maar wat kenmerkt nu een innovatieve, out-of-the-box meetinglocatie? Wat is voor uw bedrijf de ultieme ‘wow-maker’?

In slaap gesukkeld?

De economie trekt aan en technologie haalt ons bijna in, maar de vraag is: zijn we in slaap gesukkeld? Deze vraag stelt trendwatcher Tony Bosma. “We vergaderen nog altijd alsof het 1900 is. De grootste uitdaging van eventmanagers is eigenlijk te zorgen dat mensen nog naar meetings komen en dat u als opdrachtgever resultaat boekt. Het gaat dus niet om de plek.” De trendwatcher ziet een locatie zoals het W Amsterdam Hotel en de lancering van diens ‘The Great Room’ – welke van meetings weer een experience moet maken – als inspiratiebron voor eventmanagers. “Het gaat om het uitvinden van de echte wow-maker. Nu is het allemaal nog een grote eenheidsworst.”

Maar wat maakt nu echt indruk op uw bedrijf? Zoveel mogelijk toeters en bellen of is less is more meer uw credo? Wat vindt u bijvoorbeeld van onderstaande meetingtools? Het proberen waard?

Een opvallende verschijning als host

Of het nu een BN’er is of een onbekende landgenoot die het publiek kan vermaken: de meeting blijft de deelnemer hoe dan ook bij. Mits hij niet de aandacht afleidt van de boodschap.

Unieke locatie, unieke ervaring

Vindt de vergadering op een bijzondere locatie plaats? Dan zijn daar vaak ook bijzondere ervaringen aan gekoppeld. Denk aan de Euromast, met mogelijkheid tot abseilen of het heuvelachtige landschap van Valkenburg met zijn rodelbaan. Een unieke belevenis voorafgaand aan de meeting (u en uw collega’s beginnen scherp aan de vergadering), als onderdeel van de pauze of achteraf (deze meeting vergeet u nooit meer), kan het verschil maken.

Beeld zegt meer dan duizend woorden

Meer dan ooit hechten we tegenwoordig waarde aan beeldmateriaal ter ondersteuning van ons verhaal. Met grote projectieschermen of flatscreen-tv’s wordt de aandacht getrokken van de aanwezigen en weet dat u deze locatie serieus mag nemen.

‘Gamification’: de gouden standaard

Wil een locatie écht indruk maken op het publiek? Dan maakt het gebruik van games. Daarmee worden u en uw collega’s op een creatieve én speelse manier gemotiveerd mee toe te werken naar het doel van de meeting. Soms worden er zelfs prijzen uitgereikt voor de winnaars van het spel. Via deze beloning hoopt de boeker u een gevoel van erkenning en status te geven.

Natuurlijk is geen enkele meeting hetzelfde en kan het ook zo zijn dat u bewust voor een simpele meetinglocatie gaat. Niets mis mee, maar onthoud: een beetje experimenteren kan u als boeker natuurlijk ook scherp houden – en soms zelfs tot nieuwe inzichten leiden!

Bob Pieterson, founder en directeur Worldmeetings

Foto credit: NBC Congrescentrum