NS, onze eerste klant met de Restaurantservice op Rekening

Sinds kort kunt u als klant gebruik maken van de Restaurantservice op Rekening bij Worldmeetings.com. Voortaan reserveren uw boekers met één druk op de knop het restaurant naar keuze en hoeven ze zich niet meer druk te maken over bonnetjes, declaraties of credit cards. Senior Buyer Walter van Ommeren van NS nam de stap. NS maakt inmiddels gebruik van de Restaurantservice op Rekening.

Vereenvoudiging en besparing

Walter van Ommeren, Sr. Buyer Mobiliteit & Travel NS

Binnen NS is Walter verantwoordelijk voor het onderdeel mobiliteit en travel, waaronder hotelovernachtingen binnen Nederland, extern vergaderen, cafés, bedrijfsuitjes en restaurants vallen. Door het gebruik van de Restaurantservice op rekening kreeg NS meer grip op de uitgaven voor hotels Nederland, restaurants, cafés en externe vergaderlocaties. Daarnaast kreeg NS ook meer inzicht in naleving van beleid (reisbeleid, declaratiebeleid, inkoopreglement).

Per restaurant maakte NS afspraken om te betalen op rekening of om een factuur te betalen. Vaak stonden de gekozen restaurants niet op hun leverancierslijst. ‘’Binnen NS kregen wij het vaak voor elkaar om altijd weer een restaurant te kiezen die niet in onze leverancierslijst staat. Wat betekent dat er weer een nieuwe crediteur aangevraagd moest worden.” Per aanvraag werden nieuwe crediteurs aangemaakt die vaak elk weer andere voorwaarden hebben.

Daarnaast kwam het voor dat restaurants willen dat na het eten direct afgerekend wordt. Deze kunnen niet op rekening betaald worden. Dit moest dan worden voorgeschoten door de medewerker zelf en werd dan later gedeclareerd.

De declaratieformulieren zorgden voor onoverzichtelijkheid met als gevolg veel administratie handelingen en onduidelijkheid over de kosten. ‘’Het aanmaken van een crediteur en het inleggen van een inkoopopdracht gaat via verschillende formulieren en systemen die ingevuld moeten worden. Nu kun je je voorstellen dat dit interne kosten met zich meebrengt waar we niet op zitten te wachten voor vaak eenmalige kosten.’’

De overstap naar betalen op rekening

Dat probleem is nu opgelost door restaurants te reserveren via Worldmeetings.com. Walter: ‘’Het heeft bij NS een enorme reductie in interne kosten met zich meegebracht.’’  Via de Restaurantservice is het mogelijk om te kiezen uit alle restaurants in heel Nederland, iets waar NS nu gebruik van maakt.

Waarom kiezen voor de Restaurantservice op Rekening bij Worldmeetings.com?

Worldmeetings.com werkt als intermediair waardoor er geen crediteurenbestand onderhouden hoeft te worden. Als organisatie heeft u maar één crediteur, namelijk Worldmeetings.com. Daarnaast ontvangt u met de Restaurantservice op Rekening naderhand de factuur, omdat op rekening wordt geboekt. Dit bespaart administratieve last en interne kosten.
Ook heeft u beter inzicht. Als een reservering wordt geboekt via de portal van Worldmeetings.com is inzichtelijk wat er geboekt wordt, hoe vaak een restaurant wordt geboekt en wat de uitgaven zijn.

‘‘Als NS medewerkers ergens willen gaan eten, dan dienen we een order in bij Worldmeetings.com en zij zorgen dan voor de facturatie naar het restaurant en wij betalen de factuur van Worldmeetings.com. Makkelijker kan niet.’’

Praktisch Duurzaam

Tot slot geeft Walter zijn mening over Praktisch Duurzaam, dat binnenkort beschikbaar is op het online boekingsplatform: ‘‘Vanuit NS zijn wij veel bezig met duurzaamheidsthema’ s en echt een voorloper op het gebied van duurzaamheid. Deze optie in het boekingsplatform wordt zeker gewaardeerd.’’

Net als Walter ook geïnteresseerd geraakt in de voorwaarden van de Restaurantservice op rekening?

Maak kennis met de Restaurantservice op Rekening