Nieuw bij Worldmeetings: maandelijkse mini-masterclass voor meeting planners verzorgd door event professional Ingrid Rip. Voor wie beter wil worden in het organiseren van bijeenkomsten en events. In een serie op maat gemaakte mini masterclasses belicht Ingrid de basics van evenementenorganisatie, brengt je op de hoogte van trends & ontwikkelingen en deelt handige tips en tricks die direct toepasbaar zijn.

Class 2: Van doel naar resultaat!

Zoals ik in mijn eerste mini masterclass al schreef, is een bijeenkomst een middel om gedragsverandering te realiseren. Organiseren doe je immers niet voor de lol, je wilt met je meeting – groot of klein – iets bereiken. Het makkelijkst verwoord je het doel door een vertaalslag te maken. Wat wil je dat mensen anders gaan doen? En met welk resultaat?

Dat dit per stakeholder anders kan zijn, lijkt me duidelijk. Een deelnemer wil misschien meer mensen leren kennen, meer kennis en ervaringen opdoen terwijl een initiatiefnemer wellicht geld wil verdienen. Het is dus belangrijk om inzichtelijk te hebben wie alle stakeholders zijn. Maak een goede analyse. Als je goed inzicht hebt in wie deelneemt aan je bijeenkomst en wat die stakeholders met deelnemen willen realiseren, helpt dit je om een meeting te organiseren die daadwerkelijk het verschil kan maken. “Hoe kun je de verschillende doelen realiseren?” is de hoofdvraag die jouw strategie gaat bepalen.

Vertaal het doel van de meeting naar de vorm

Wat wil je van de opdrachtgever? Wat heb je nodig van de leveranciers? Wat verwachten deelnemers van de meeting? Welke werkvormen zullen het meest effectief zijn? Wat betekent dat voor eventuele locaties? Aan welke voorwaarden moet zalen voldoen? Allemaal vragen die aan de orde komen wanneer je een meeting plant.

Formuleer dus goed wat je wilt doen, waarom je het doet, en voor welke doelgroep je het doet. Als je dan ook nog kunt omschrijven wat het de organisatie oplevert, zal het eenvoudiger zijn om een succesvolle bijeenkomst te organiseren, waarvan het resultaat ook nog meetbaar is.

Van de vorm naar het briefen van mensen

Als je deze informatie goed op het netvlies hebt, ben je in staat om locaties of je tussenpersoon goed te briefen. Zij hebben immers details nodig om een goed, passend voorstel te maken. Het zal je helpen als je een vaste “template” gebruikt waarin alle aspecten relevant in een evenement opgenomen zijn. Tijdens het uitschrijven van je aanvraag kun je hem gebruiken als checklist en zie je dus geen relevante informatie over het hoofd.

Dit betreft dus informatie over doelgroepen en doelstellingen maar ook aantal zalen, diverse opstellingen van de zalen, benodigde middelen zoals microfoons, projectie, flipovers en type stoelen tot verlichting en horeca.

Zo’n template is nooit statisch. Met het aantal meetings dat je organiseert, groeit je ervaring en zal het dus eenvoudig zijn om je lijst aan te passen en zo nodig uit te breiden. Dit gaat je helpen bij je evaluatie en ook bij het organiseren van een volgende meeting.

Dus, als je een volgende keer meer gedetailleerde vragen krijgt, is dat niet omdat mensen van nature nieuwsgierig zijn (ik vind dat trouwens een prima eigenschap) maar omdat ze informatie nodig hebben om hun werk goed te doen. Alles met jouw doelen voor ogen!

Nieuwsgierig? Blijf op de hoogte via Linkedin!

Ingrid Rip sinds 2003 eigenaar van RREM, is bevlogen Event Professional en als trainer, facilitator en project manager actief.