Intern versus extern vergaderen: de voors en tegens

We vergaderen wat af in ons leven, vooral tijdens ons werk. Tegenwoordig worden er steeds vaker meetinglocaties ‘buitenshuis’ geboekt, vanwege de vele voordelen. Maar ook vanwege de opkrabbelende economie is er simpelweg meer geld beschikbaar voor vergaderingen buiten de deur. Tegelijkertijd heeft ook intern vergaderen zijn positieve kanten. De keuze intern vs. extern vergaderen moet bij elke meeting opnieuw worden genomen. In dit blog zetten we de voordelen van beide opties op een rij. Want boekers kiezen steeds vaker voor een buitenlocatie als er vergaderd moet worden. Maar is dat wel een logische keuze?

Voordelen intern vergaderen

1) Tijdbesparing
Laten we eerlijk zijn: het organiseren van externe meetings en het reizen erheen en terug kost tijd. Als er besloten wordt intern te vergaderen, staat het vast dat de deelnemers snel weer op hun plek zitten, klaar om de input uit de vergadering toe te passen.

2) Kostenbesparing
Intern vergaderen betekent gebruikmaken van bestaande faciliteiten, dus geen kosten voor de huur van een vergaderzaal. Het betekent tevens dat deelnemers niet ver hoeven te reizen en zo wordt er dus bespaard op reis- en parkeerkosten.

3) Duurzaam
Er zijn meerdere redenen waarom intern vergaderen duurzamer is dan extern vergaderen. Zo bespaart het benzinekosten, is er minder catering nodig (en dus minder voedselverspilling) en andere besparingen.

4) Praktisch
Als u op uw standplaats blijft, is veel informatie snel bij de hand. Zo zijn laatste inzichten zijn snel opgevraagd via het kantoornetwerk, of kan net die ene collega met het benodigde specialisme voor een paar minuten aanschuiven aan de vergadertafel.

Voordelen extern vergaderen

1) Inspiratie
Aan de andere kant kan een ‘out of the box’-meetingplek weer voor frisse inzichten zorgen, de vergadering net iets speelser en creatiever en dus memorabeler maken en het groepsgevoel bij de deelnemers versterken. Zij worden immers even uit hun comfortzone getrokken en dat schept een band.

2) Goed werkgeverschap
Ook laat een werkgever door een ruimte ‘buiten de deur’ te boeken, zien dat het wil investeren in de medewerkers.

3) Besef van urgentie
Investeren in een externe locatie om te vergaderen, geeft prioriteit en lading aan de bijeenkomst. De deelnemers zullen zich minder snel afmelden en meer doordrongen zijn van de urgentie van de bijeenkomst.

4) Weinig ruis
Een andere goede reden om te kiezen voor een externe meetinglocatie is dat  daarmee uw andere collega’s niet gestoord worden. Een “vergaderhok” binnen een bedrijf kan toch een onrustig gevoel geven doordat deelnemers er constant in en uit lopen.

5) Ervaring en faciliteiten
Waar een bedrijf zich richt zijn eigen core business, is vergaderen de core business van vergaderlocaties. Ze beschikken doorgaans over de modernste faciliteiten en technische middelen, waardoor bezoekers of gasten zorgeloos aan een vergadering kunt beginnen.

Kortom: er zijn legio mogelijkheden als het gaat om het boeken van de beste meetinglocatie. Bedenk van tevoren wat het doel van de vergadering is. Brainstormsessies vinden bij voorkeur buiten de deur plaats, evenals het bespreken van jaarplannen voor het betreffende bedrijf. Gaat het echter om ‘gewoon even bijpraten’, kies dan voor een vergaderplek op kantoor zelf. Dat scheelt weer tijd en geld.

Hulp nodig bij het kiezen van de perfecte meetinglocatie? Neem contact op met een van onze Hotel en Meeting Consultants op het service center.