Kosten besparen op meetings? Het kan zó!

Iedereen wil geld besparen. Wat dat betreft maakt het niet uit of je nu een consument bent, een winkelier of een meeting professional. In het geval van meetings organiseren kan het soms lastig zijn om de hand op de knip te houden. Je wil immers geen concessies doen aan kwaliteit. Toch is het mogelijk, en wel met de volgende tips.

In 2016 vonden de goedkoopste vergaderingen plaats in Limburg (23 euro p.p.), Drenthe (35 euro p.p.) en Groningen (36 euro p.p.). Ter vergelijking: de duurste vergaderingen vonden plaats in Zuid-Holland en kostten gemiddeld 79 euro per werknemer. Dat blijkt uit onze barometer, waarin we jaarlijks de stand van zaken op meetinggebied meten door te kijken naar zaken als prijs, boekfrequentie en populariteit van meetinglocaties. Opvallend is dat de goedkoopste provincie meer dan drie keer goedkoper is dan de duurste. Hoe krijgen die zuiderlingen dat voor elkaar?

De grote uitgaveverschillen komen niet doordat deze provincies zulke stuntprijzen aanbieden, maar doordat men in deze regio’s in veel gevallen koos voor een niet-commerciële locatie, zoals een stadsbibliotheek. Dat is een handige manier om kosteneffectief meetings te organiseren. We merken dat dit geen geheim is gebleven, we zien het aantal niet-commerciële locaties zelfs toenemen. Daarbij neemt de frequentie per alternatieve locatie niet per se toe, maar het totale aanbod aan dergelijke locaties wel.

Geen standaard vergaderzaaltje

Dan rijst natuurlijk de vraag: hoe vind je deze niet-commerciële locaties? Dit gaat over het algemeen via-via: een deelnemer bijvoorbeeld heeft een (privé)relatie met een vertegenwoordiger van de bibliotheek, kerk of monument en op die manier komt het initiële contact tot stand. Nederland zit bomvol met authentieke locaties die een uniek verhaal hebben en die met veel enthousiasme nieuwe groepen verwelkomen. Ook is het voor hen een kans om wat bij te verdienen.

Elk voordeel heb natuurlijk z’n nadeel. Waar een niet-commerciële locatie kan zorgen voor een fikse geldbesparing, zijn er ook valkuilen. Voor deze locaties is vergaderingen faciliteren namelijk geen core business. Dit betekent dat ze niet in alles even professioneel zijn als een ‘standaard’ locatie. Bij de voorbereidingen komt het voor dat deze locaties niet altijd goed bereikbaar zijn, goede Wi-Fi is niet altijd vanzelfsprekend evenals als ondersteuning ter plekke, de vergaderruimte is niet verduisterbaar of er ontbreken AV-middelen van goede kwaliteit.

Het komt er eigenlijk op neer dat u wellicht uw verwachtingspatroon moet aanpassen als boeker en gebruiker van een niet-commerciële locatie. Goedkoop kán duurkoop zijn. Maar dit hoeft natuurlijk niet; doe vooraf navraag naar de mogelijkheden bij uw contactpersoon en maak goede afspraken.

Nog meer besparingen

Natuurlijk zijn er meer manieren om het budget te drukken. Denk aan een gratis spreker. Een externe spreker kan een leuke boost geven aan het programma en zorgen voor inspiratie en een andere kijk op zaken. Als dat het doel is, dan is het wel belangrijk dat de spreker weet wat hij of zij doet. Als u deze spreker uit uw eigen netwerk kunt halen, kan dat een mooie kostenbesparing opleveren. Maar ook hier geldt: mensen die dit niet professioneel doen, kunnen soms de plank misslaan. En het effect van een meeting gaat volledig teniet als de gratis spreker geen aansluiting kan vinden bij het doel van de meeting.

Hoewel kosten besparen erg aanlokkelijk is, kan het ook kopzorgen opleveren als de verwachtingen niet goed gemanaged worden. Bovendien is het des te belangrijker bij niet-commerciële locaties en niet-professionele sprekers om te weten wat voor vlees u in de kuip heeft. Als u dat allemaal op orde heeft, kunnen deze alternatieven echter een mooie besparing opleveren!